بحث حول la communication dans les organisations

La communication informelle découle de la tendance naturelle à créer de la relation interpersonnelle y compris au sein des structures de travail. Elle se traduit par des réseaux qui apparaissent, souvent sans lien avec l’organisation, et des rumeurs, qu’elles soient spontanées ou orchestrées. Ils s'inscrivent dans un sous-système autonome ; ils émergent spontanément de la structure formelle et concrétisent l'expression libre des individus. Il s'agit de toute communication non officielle qui circule dans l'organisation. Ils comportent souvent leurs normes et leurs rites, qui contribuent à la culture d'entreprise. Ils renforcent la convivialité, le sentiment d'appartenance. C'est une manifestation de ces échanges spontanés ; elle peut être provoquée ou non. Elles peuvent être favorisées par une absence de communication de la direction qui inquiète les salariés. Ceux-ci colportent alors des informations non officielles. En s'amplifiant, elles peuvent détériorer le climat social et l'ambiance de travail en installant le doute et la méfiance. Comment contrer les rumeurs : – ne rien faire et laisser la rumeur s'éteindre d'elle-même, – tourner la rumeur en ridicule, – faire confirmer la rumeur par une autorité : elle devient alors information officielle, – démentir la rumeur. Internet est un moyen très efficace de diffusion des rumeurs. La communication organisée contribue à la prise de décision, à l’action coordonnée de l’ensemble de ses acteurs et au dialogue social. Selon ses objectifs, la communication prend des formes différentes, favorables à une communication ascendante, descendante ou horizontale. L’approche des supports de communication privilégie donc l’objectif de communication, permettant un choix raisonné du support de communication le plus efficace. La communication organisée vise à renforcer l’efficacité du système, par l’information de ses membres et par le développement de la participation et de l’adhésion du personnel aux objectifs de l’organisation. A cet effet, dans la pratique courante, divers supports sont utilisés : exposé, boîte à idées, enquête interne, livret d’accueil, journal interne, tableau d’affichage. Notes (de service, d’information), fiches de procédures, comptes rendus de réunions, courriers, courriels, sont les moyens les plus communs de la communication opérationnelle. L’organisation peut mettre en place une communication globale afin de mettre en cohérence sa communication interne avec sa communication externe. La communication externe s’adapte à des publics spécifiques en liaison avec son environnement : clients, fournisseurs, associés, banques, collectivités locales, associations… La communication interne se définit comme l'ensemble des échanges qui s'établissent entre les membres d'une organisation. Le document répond au besoin de régulation interne des organisations. Il peut prendre plusieurs formes en fonction de la technologie employée. Le document peut être une information, une donnée, une ressource, un texte, une image, un article, une feuille, un livre, une page, un journal, un fichier… destiné à prouver, informer, renseigner, illustrer, intégrer, communiquer… Tout document est à la fois contenant (support manipulable), contenu (porteur de sens au niveau du fond, de la forme, du contexte) et medium (vecteur de message entre les individus); il confère une légitimité à une information (valeur de preuve, de témoignage). Le document électronique est la représentation d'un document, sous la forme d'une structure de données informatiques entreposable dans la mémoire d'un ordinateur et transmissible d'un ordinateur à un autre. Il prend une place prépondérante dans les organisations. La numérisation tend à dématérialiser et à faire disparaître les supports manipulables. Toutefois, de nombreux documents numériques sont imprimés à un moment ou à un autre. La numérisation tend à dématérialiser et à faire disparaître les supports manipulables. Toutefois, de nombreux documents numériques sont imprimés à un moment ou à un autre. La gestion éléctronique de documents repose sur l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion de l'information. Numérisation : conversion des images en données numériques en vue de leur conservation sur support numérique ou optique et de leur traitement par ordinateur. Digitalisation : conversion d'informations analogiques (son, image, texte) en valeurs numériques correspondantes, modifiables par ordinateur. Reconnaissance optique de caractères (OCR : optical character recognition) : technique qui permet à un système informatique de lire et de stocker de façon automatique un texte dactylographié, imprimé ou manuscrit. L’accès aux documents stockés est facilité par une classification et un rangement adaptés aux utilisations prévues. L'indexation est l'analyse conceptuelle de documents simples pour les décrire par un ou plusieurs mots-clés. Il faut distinguer la description formelle du document (auteur, date, titre…) à des fins de classement de la description par mots-clés permettant de décrire son contenu. Conservation sous forme électronique de documents produits par une organisation, dans le but de pouvoir les utiliser ultérieurement. Mise à disposition des documents selon les règles d'identification et de circulation des documents sur le réseau (architecture, gestion des droits…), les médias (Internet, intranet, portail de l'entreprise) Définition des formats de documents en fonction du dispositif de restitution (écran, CD, DVD…) et de l'utilisation des données (différents formats de fichiers : html, pdf, xml…). Toute production de document numérique prend en compte : – des standards de présentation ; – le nécessaire recours à un ou des logiciel(s) adapté(s) ; – le respect de normes au moment de la production. Les évolutions technologiques et l’évolution des langages de définition et de présentation des documents électroniques tendent à dissocier la structure (le plan), la forme (le style) et le fond (le sens) du document. C'est le cas des fichiers au format XML. La protection et la sécurité des documents et celles de leurs auteurs doivent être assurées tout au long du processus de gestion. L’identification des causes de vulnérabilité, des risques permet de fixer des niveaux de sécurité. Ceux-ci prennent en compte des critères de disponibilité, intégrité, confidentialité et traçabilité des documents. Lorsque le réseau d'une organisation est relié à Internet, il donne la possiblilité à des personnes malveillantes de nuire aux intérêts de cette organisation en effectuant des actes de piraterie Les dangers sont multiples : vol des mots de passe, d'informations confidentielles, accès à des informations privées confidentielles, destruction d'informations, interception de messages, prise de contrôle à distance des ordinateurs, diffusion de virus… Cela peut entraîner des préjudices pour l'organisation concernée : indisponiblilité du réseau, perte de temps, coûts des interventions pour remettre en état ce qui a été endommagée, perte de revenus, perte irrémédiable de données… Elles sont nombreuses et se renouvellent constamment. Nécessité de pratiquer une veille pour déceler les nouvelles techniques. Mesures de sécurité à adopter (voir aussi cours de première) : – accès au réseau par nom d'utilisateur et mot de passe, – logiciels firewall, antivirus, antispam… à mettre à jour régulièrement, – logiciels de détection des vulnérabilités d'un système, – utiliser les signatures électroniques et les certificats électroniques, – crypter les données, – veille permanente (sites de sécurité et des fournisseurs de logiciels) et sensibilisation des utilisateurs aux risques pour l'organisation (charte d'utilisation du métériel) Protection et respect des droits de la personne : droit au respect de la vie privée (protection des données personnelles), loi Informatique et Libertés, respect de la correspondance, droit à l'image, droit à sa réputation … La CNIL reconnaît aux citoyens des droits leur permettant de préserver leur vie privée lors des traitements des données à caractère personnel. Le non-respect de ces droits est sanctionné pénalement. Propriété industrielle : brevets d'invention, dessins et modèles, marques de fabrique et de service. Droits d'auteurs : oeuvres littéraires et artistiques ; en raison de la dématérialisation des documents et de l'impossibilité de contrôler tous les réseaux, la protection des droits d'auteur devient de plus en plus difficile. Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt. L’archivage renvoie donc vers : – des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations ; il existe des obligations légales de conservation des documents. – une organisation temporelle de l’archivage
Communication externe : elle se réalise quand l’émetteur et le récepteur n’appartiennent pas à la même organisation. Elle peut être écrite ou orale, verbale ou non verbale. Ceux qui n’appartiennent pas à l’organisation sont les fournisseurs, banques, assurances, clients, l’état.

*Les différentes communications externes: il existe deux grandes communications :

– la communication institutionnelle axée sur des relations publiques: elle consiste à promouvoir l’image de l’entreprise, l’appuyer. On peut relever des exemples de sponsors avec des manifestations sportives, d’aides sociales avec les magasins U et la scolarisation d’enfants africains…

– la communication marketing : c’est quand l’entreprise s’adresse aux consommateurs pour vendre le produit, et uniquement le produit.

*Le rôle de la communication externe :

– Communication institutionnelle : c’est une communication qui concerne la promotion de l’entreprise émettrice. En effet, l’entreprise communique uniquement sur son image, ses choix, ses missions mais en aucun cas sur ces produits.

– Communication commerciale : c’est une communication qui est utilisée par l’entreprise pour vendre un produit ou un service

– Communication fonctionnelle : elle se passe entre l’émetteur et son environnement extérieur en ce qui concerne son fonctionnement de tous les jours.

Communication interne : c’est un échange d’information entre un émetteur et un récepteur qui appartiennent à la même entreprise. les situations de communication interne sont nombreuses et essentiellement pour le bon fonctionnement e l’entreprise.

*Les différentes communications internes :

– la communication informelle : elle n’a aucun caractère officiel et se développe souvent dans les moments de poses.

– la communication formelle : elle apparait quand il y a un caractère officiel.

* Les 3 sens de la communication interne :

– communication ascendante : elle va du bas de la hiérarchie vers le haut pour donner une information

– communication interne ascendante : elle part du haut de la hiérarchie vers le bas pour faire passer une information

– communication interne latérale, horizontale : c’est une communication entre deux personnes de la même organisation, sur un même niveau hiérarchique.

Toute organisation doit transmettre des informations quotidiennement aussi bien en interne qu’en externe. La communication externe va dépendre de ses objectifs : institutionnelle, commerciale ou fonctionnelle. En interne, cette communication peut prendre 3 sens, mais toujours en formel et également développer une communication interne informelle

اترك تعليقاً إلغاء الرد