1- تعريف الإدارة :
هناك العديد من تعريفات الإدارة أهمها “عملية تخطيط وتنظيم وقيادة ورقابة الموارد البشرية والمادية للوصول إلى تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية” .
2- أهمية الإدارة :
من أهم الأنشطة ووظيفتها :
أ- تخطيط .
ب- تنظيم .
ج- توجيه .
د- مراقبة أعمال .
ه- تحقيق أهداف .
و- بكفاءة وفاعلية .
فى جميع المجالات من حيث الصناعى ، العسكرى ، الإجتماعى ، الزراعى … الخ وتهتم الإدارة مثلاً بتحديد أنواع المشكلات التى تواجه المنظمة أو الإدارة وتعالج هذه المشكلات وأهم تلك المشكلات :
ز- تتعلق بالعنصر البشرى :
(1) عدم إختيار القيادين ذو الكفاءات الإدارية اللازمة للوصول لتحقيق الأهداف المرجوه من المنظمة
(2) مشكلات تتعلق بعدم دراسة جدوى للمشروع أو المنظمات .
(3) مشكلات فى عدم توافر الكفاءات البشرية اللازمة .
(4) مشكلات مستقلة بالمعلومات .
(5) مشكلات مستقلة فى إتخاذ القرارات الغير مناسبة فى الأوقات الغير مناسبة مما يتسبب فى عدم تحقيق الأهداف
(6) التسويق للمنتجات لجنى الأرباح المفروضة لإستمرارية حياة المنظمة داخل المجتمع الإقتصادى .
(7) عدم الإهتمام بالبيئة المحيطة من تكنولوجيا وسيادسة وإقتصاد مما يؤثر على إدارة المنظمة .
3- وظائف الإدارة أهمها هى :
أ- التخطيط .
ب- التنظيم .
ج- التوجيه .
د- الرقابة والمتابعة .
ه- إتخاذ القرارات .
أ- التخطيط :
هو أحد وظائف الإدارة حيث أن الإدارة تخطط سواء كانت خطة على المستوى القريب أو على المستوى البعيد وذلك لتحقيق الأهداف من المؤسسة أو المنظمة وفى التخطيط يتم دراسة وتنبؤ المتغيرات البيئية والإقتصادية والإجتماعية فى المدة المحددة والمخططة وذلك لضمان نجاح المؤسسة ويتطلب التخطيط الآتى :
(1) وضع الأهداف المحددة التى يجب الوصول إليها بكفاءة وفاعلية .
(2) رسم السياسات التننفيذية المستقبلية التى تحدد سياسة المنظمة .
(3) تحديد الإجراءات .
(4) إعداد التنبؤ والموازنات وعمل السيناريوهات اللازمة للوصول إلى تحقيق الأهداف تحت الضغط الإقتصادى
أو الإجتماعى أو السياسى .
(5) وضع البرامج الزمنية بحيث يتم إختيار كل مرحلة زمنية وتقييم هذه المرحلة حتى تدخل فى المراحل التالية وبتصحيح الأخطاء فى المراحل السابقة لتجنب الوقوع فى مثل هذه الأخطاء فى المرات القادمة .
ب- التنظيم :
التنظيم هو أحد الوظائف الإدارية لتحديد مستوياتها ومسئوليتها وسلطاتها ويتطلب ذلك :
(1) تصميم الهيكل التنظيمى .
(2) تحديد مسئوليات والسلطات الإدارية .
(3) تحديد العلاقات .
(4) إختيار المديرين وتطويرهم .
ج- التوجيه :
التوجيه هى احد وأهم الوظائف الإدارية والتى تتعلق بالمرؤسين التى تضمن إرشادهم أثناء التنفيذ وصولاً لتحقيق الأهداف المرجوة وتتمثل فى الآتى :
(1) قيادة الأفراد .
(2) الإتصال بهم .
(3) تحذيرهم .
(4) تدريبهم .
د- الرقابة :
تم الرقابة خلال المراحل التالية :
(1) وضع معايير الأداء – قياس الأداء الفعلى .
(2) مقارنة الإداء الفعلى بالمعايير السابقة .
(3) تصحيح الإنحرافات .
4- وظائف المنظمة (المشروع) :
تتمثل وظائف المشروع إلى مجموعة من الأنشطة أهمها :
أ- وظائف الإنتاج – وظائف التسويق – وظائف التمويل – وظائف الأفراد
ب- وظائف المشتريات – وظائف المخازن – وظائف البحوث – وظائف التطوير .
ج- ونجد أن داخل وظائف المنظمة (المشروع) مثلاً “قسم الإنتاج” نجد ان له وظائف الإدارة داخله أى هناك تخطيط لقسم الإنتاج وتنظيم القسم ذاته وتوجيه ورقابة وإتخاذ قرارات ونجد القسم وبالتالى يتضح أن .. وظائف المشروع يتخللها الإدارة .
5- مستويات الإدارة :
تنقسم مستويات الإدارة إلى :
– الإدارة العليا وتتمثل فى :
(1) تحديد الأهداف العامة بعيدة المدى .
(2) رسم السياسات .
(3) تصور خطط الإنتاج بعيدة المدى .
(4) توجيه وتنسيق الأنشطة الأساسية .
(5) المتابعة الشاملة لأوجه النشاط .
(6) إتخاذ القرارات .
(7) إعتماد الخطط والبرامج التى تعدها الإدارة الوسطى .
(8) تقييم الإنجازات وإتخاذ القرارات لتصحيح مسارات التنفيذ .
(9) دفع حركة التطوير وتنمية البحث العلمى .
(10) حلقة الوصل بين الإدارة والمجتمع .
– الإدارة الوسطى :
(1) توجيه الأهداف والسياسات المحددة من الإدارة العليا .
(2) إمداد الإدارة العليا بالبيانات والمعلومات لرسم السياسات .
(3) التخطيط القصير والمدى .
(4) توجيه النشاط اليومى ومتباعتها .
(5) تنسيق الجهود وصولاً للأهداف المستهدفة .
(6) حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة الدنيا .
– الإدارة الدنيا (المباشرة) :
(1) تنفيذ الأهداف المحددة من الإدارة الوسطى .
(2) الإشراف اليومى الدقيق على تطوير سير العمل .
(3) إمداد الإدارة الوسطى بالنعلومات الدقيقة تمكنها من إتخاذ القرارات وعرضها على الإدارة العليا .
(4) الوقوف على مشكلات الإدارة وعرضها على الإدارة الوسطى فى حال عدم التمكن من حلها فى الإدارة الدنيا (المباشرة) .
6- مهارات الإدارة :
– مهارة فنية : المعرفية والتخصصية فى أى مجال التى يتم إكتسابها خلال التعليم والخبرة .
– مهارة إنسانية : تتعامل مع الثلاث مستويات (العليا – الوسطى – المباشرة) تتعلق بالأفراد .
– مهارة فكرية : تتعلق بالقدرة على التعامل مع المشكلات المختلفة التى تواجهها الإدارة فى المستقبل من تغيير بينى ، إقتصادى .
7- مجالات الإدارة :
– مجال صناعى – مجال زراعى – مجال تجارى ..الخ .
– مجالات الأنشطة السياسية .
– مجالات الأنشطة العسكرية .
– مجالات الأنشطة التعليمية والثقافية .
8- مهمة الإدارة :
البعد الإقتصادى
(1) الفاعلية
(2) الكفاءة
البعد الإنسانى
(1) تحقيق الذات وتطويره
(2) تنسيق التعاون الإدارى
البعد الزمنى
(1) الحاضر
(2) المستقبل
– الكفاءة : حسن إستخدم الموارد .
– الفاعلية : القدرة على تحقيق الأهداف .
6- هل الإدارة علم وفن ؟
– العلم : هو مجموعة من المبادئ تم التوصل إليها بعد تجارب ناجحة والمبادئ هى حقيقة اساسية تتبنى الظواهر والعلاقات بينهم واسباب وجودها وكيفية حدوثها والنتائج المتوقعة من حدوثها .
– الفن : هو المهارات المكتسبة فى تطبيق العلم ليحقق أفضل النتائج .
ودراسة علم الادارة ضرورى لتعميق الاحساس بالمفهوم العملى للادارة والذى يبين اهميتة جهود نخبة من العلماء وعلى رأسهم ” فريديك تايلور ” الذى عمق مفهوم الادارة العلمية ودراسة علم الادارة هام لاختيار انسب البدائل واتخاذ القرارت وبذلك تكون الادارة علم وفن .
7- هل الإدارة مهنة :
من خلال الإحداث التاريخية نجد أن هناط طبقة من المديرين الممارسين المتخصصين فى العلوم الهندسية ، الكيميائية …. وهؤلاء تنقصهم الإحاطة الشاملة بالأمور الإدارية .. لذلك فإن الإدارة ليست مهنة متخصصة وينبغى عليها مراعاة الآتى ليتم نجاح المديرين كإداريين :
– ندرس الممارسين الناجحين ومدى ما أكتسبوه من علوم إدارية .
– ندرس الفاشلين الذين لم يتفهموا الإدارة دراسة وتطبيقاً .
– عمل مقارنة بين مشروعات الممارسين والمشروعات المماثلة التى يتولها الإداريين .
– من ناحية أخرى نجد أن الإدارة فى طريقها لتصبح مهنة .
– عند توافر الآتى يصبح الإدارة مهنة :
(1) الهيئات العلمية القادرة على تخريج أعداد تتوافر لديهم الصفات العلمية .
(2) النقابات وتتمثل تنظيم المهنة المتخصصة .
(3) قصر المهنة على الذين سلكوا السبيل العلمى لإكتساب مواصفات التى تؤهلهم لشغل الوظائف الإدارية .
8- تأثير المؤسسة العسكرية على إدارة منظمات الأعمال :
تعتبر المؤسسة العسكرية من أقدم التنظيمات التى تضم جماعات كبيرة من الأفراد على الرغم من بناء هذه المؤسسة على أساس مبدأ السلطة فإنها حققت :
– توافق الأهداف الفردية مع الأهداف المجموعة أهداف وطنية .
– مشاورة القادة مع مرؤسيهم فى إنخاذ القرارات وإعداد الخطط .
– فنيــــة القيــــادة .
– إعلام المرؤسين بتفاصيل القرارات ولخطط عن طريق الأوامر والتعليمات .
ادى ذلك إلى : –
الروح المعنوية العالية وتحيق المهام
وقد إستفادت منظمات الأعمال والمفاهيم والأساليب الإدارية السابقة التى إستحدث منها المؤسسة العسرية على مر السنين من المفاهيم هى :
– الإستراتيجية .
– المبارياات الحربية .
– بحوث العمليات .
9- الصفة الحضارية للإدارة :
تشكل خصائص ومعتقدات المجتمع وتتأثر بعناصر حضارية بإختلاف الحضارات ويؤدى ذلك إلى فروق جوهرية بين النظم الإدارية المختلفة حيث ما يلى :
– أهداف حقيقية :
تتمثل فى تحقيق أقصى الإرباح لصاحب المال وفى بعض المجتمعات تكون تحقيق أفضل خدمة للمواطنين بغض النظر إلى الأرباح .
– مفاهيم إدارية أساسية :
ففى بعض المجتمعات تكون مقنعة إقتناعاً كبيراً بالتخطيط على المستوى بعيد الأجل بينما يعتبر البعض أنه ضرب من إستفراء الغيب .
– تناقض الرأى :
(1) المركزية واللامركزية .
(2) قبول مشاركة الأخرين .
(3) الإيمان بأهمية الرأى العام .
(4) الرغبة فى تنمية المؤسسين .
(5) البحث العلمى .
(6) إدارة الوقت .
(7) الجودة الشاملة .
10- المتغيرات البيئية وتأثيرها على الإدارة :
فى ضوء الإرتباط بين الإدارة والبيئة الخارجية المحيطة تعد الجهة بعض الدراسات إلى تفهم المشكلات الإدارية حيث ان كانت المتغيرات هوائية تتكون من عوامل نجاحها وعلى العكس وتسهم الظروف المحلية فى تأثير سلكوهم الوظيفى .. وتتطلب دراسة المتغيرات البيئية على الإدارة ما يلى متغيرات (إقتصادية – متغيرات إجتماعية – متغيرات سياسية) .
اذكر احد العلماء الذين ساهمو فى نشأة الادارة العلمية:
احد العلماء الذين ساهمو فى نشأة الادارة العلمية هو ” فريديك تايلور ” وضع مبادئ الادارة عام 1911 مميزاتة :
(1) وضع اساس علمى لكل جزئية من عمل الفرد من خلال دراسة الحركة والزمن بدلا من الطريقة القديمة
التى تعتمد على التجربة والخطأ .
(2) اختيار العامليين وتدريبهم .
(3) تحقيق العمل طبقا لمبادئ العلم التى وضعها .
(4) تقسيم العمل بين الادارة والعمال .
(5) تحقيق العلم بدلا من التجربة والخطأ .
(6) تحقيق الانسجام بدلا من التفرقة .
(7) تحقيق التعاون بدلا من الفردية .
(8) تحقيق اكبر قدر من الانتاج بدلا من الانتاج المحدود .
(9) عرف الادارة انها ادارة الابتكار والحوافز وخاصة الحوافز المالية .
تأثير علوم الادارة على منظومة العمل العسكرية :
(1) تحديد المشكلات التى تواجه كافة القيادات ووضع حلول البديلة لها .
(2) الارتفاع بمستوى الادارة على كافة المستويات .
(3) المحافظة على الاسلحة والمعدات .
(4) إتقان العمل فى كافة وحدات القوات المسلحة بمفهوم الجودة الشاملة .
(5) التطوير الدائم للهيكل التنظيمى للقوات المسلحة .
(6) إهتمام القادة والقيادات بتطبيق مفهوم الادارة الاستراتيجية لرفع مستوى الاداء على مختلف المستويات.
(7) تطبيق مفهوم ادارة الذات الذى يحقق قيام القادة بتفويض جانبا من سلطاتهم لمرؤسيين لتخفيف الاعباء عن القادة .
(8) الاهتمام بتعليم وتدريب القادة من خلال طرق التدريب المختلفة على جميع المستويات .
(9) زيادة القدرة البشرية على التفكير والابتكار.
(10) تحقيق العلاقات الانسانية داخل القوات المسلحة نتيجة لمعايشة القادة للجنود والعمل على حل مشاكلهم .
(11) ارتفاع مستوى اداء المتابعة وتقييم الاداء للقوات المسلحة .
(12) اتخاذ القرارات بأنواعها على مختلف المستويات القيادية طبقا لاسلوب علمى من خلال تحديد المشاكل وتحليلها وتحديد افضل البدائل .
(13) الاهتمام بتوفير المعلومات باعتبارها احد الموارد التنظيمية .
(14) الاعتراف باهمية القوة ودورها فى المشاركة فى وضع الاهداف.
(15) توجية القوى البشرية فى مختلف الوحدات لانجاذ المهام المحددة لها .
(16) قيام القادة على مختلف المستويات القيادية بدورهم فى التاثير على مرؤوسيهم .
(17) ادارة الوحدات المتخصصة بأعلى درجات الفاعلية والكفاءة .
الفصل الثانى التخطيط
التخطيط :
أ- هى وظيفة تحديد ما ستفعله المنظمة لتحقيق أهدافها .
ب- هى مرحلة التفكير فى المساقبل والتنبؤ بالمشكلات لتفادى حلها والتنبؤ بإحتياجات المنظمة لضمان إستمرار ينها بكفاءة وفاعلية وذلك يتطلب رسم سياسات وتحديد إتجاهات وتحديد الإجراءات .
الهدف من التخطيط :
حسن إستخدام إمكانيات المنظمة البشرية والمادية وتوجيهها لتحقيق أهدافها ويتطلب ذلك عمل دراسات الجدوى التى تعد قبل إتخاذ القرارات .
أهمية التخطيط :
ج- العمل على تحقيق أهداف المنظمة .
د- رسم التخطيط والسياسات كالإجراءات الميزانية – التقديرات – برنامج العمل الزمنى .
ه- التعامل مع الظروف المتغيرة التى يمكن ان تواجهه المنظمة .
و- تسهيل الرقابة فبدون التخطيط لا يوجد رقابة .
مبادئ التخطيط :
ز- تحقيق الأهداف : يجب أن تعد بأسلوب علمى لتحقيق هدف المنظمة التى تسعى لتحقيقها .
ح- أولوية التخطيط : التخطيط ما يتشابله بجميع وظائف الإدارة وأهمها التنظيم والتوجيه والرقابة .
ط- شمول التخطيط : شمول التخطيط بين كافة المديرين على جميع مستويات الإدارة المختلفة وتحقيق التكامل بينهم فى التخطيط .
ي- كفاءة الخطط : تتصف التخطيط بالكفاءة إذا ما تم تحقيق الأهداف المرجوة من المنظمة بأقل جمد ممكن بنتائج إيجابية
ك- واقعية التخطيط : لابد من واقعية التخطيط والعمل الجدى على تنفيذ التخطيط وليس التخطيط على الورق نقط .
هناك (4) عناصر لتقييم الأهداف :
ل- عنصر الزمن .
م- عنصر الكمية .
ن- عنصر الجودة .
س- عنصر التكليف .
2- رسم السياسات : هى مجموعة من القواعد توضح بمعرفة المديرين :
(1) تجنب المديرين إتخاذ قرارات جديدة فى المشكلات المماثلة وبذلك تقللل من الجهود الذهنى والعصبى للمديرين .
(2) تخليص الإدارة من الأعمال الروتينية التى يمكن لمعاونيهم أدائها بكفاءة .
(3) تجنب حدوث صراعات بين القوى البشرية للمنظمة وبين الجماهير المتعاملة معها .
(4) عدم تغير فى السياسات مما يطمئن الأفراد .
(5) تدعم الإتجاه نحو تفويض السلطة .
ب- الشروط الواجب توافرها فى السياسات :
(1) واضحة – محددة – واقعية يمكن تطبيقها .
(2) مكتوبة ومعلنة لجميع العاملين .
(3) متماشية مع إحتياجات البيئة التى تعمل فيها المنظمة .
(4) أن تتسم بالثبات والإستقرار وأن تكون مرنة فى نفس الوقت .
ج- أنواع السياسات الرئيسية :
(1) سياسة الأرباح التى تهتم إقرار مبدأ أقصى ربح .
(2) سياسة المنتجات التى تهتم إقرار مبدأ أحسن منتج .
(3) سياسة التنافسية التى تهتم إقرار مبدأ التنافس بين المنظمات المنبلة .
(4) سياسة الجغرافية التى تهتم بالنطاق الجغرافى (سوق محلى – خارج الدولة) .
(5) سياسة الجودة التى تهتم إقرار مبدأ سياسة الجودة من الرخص وجودة المنتج .
(6) سياسة الملكية التى تهتم بالملكية .
(7) سياسة الإجتماعية التى تهتم بالنواحى الإجتماعية .
3- الاجراءات : هى الخطوات التفصيلية المحددة لتنفيذ السياسات التى تم عرضها مثل :
أ- فى مجال الأفراد :
(1) إجراءات التعيين .
(2) إجراءات الترقية .
(3) إجراءات التأديب .
(4) إجراءات الفصل .
ب- فى مجال المشتريات :
(1) إجراءات شراء مواد خام .
(2) إجراءات شراء قطع غيار .
(3) إجراءات دفع أثمان المشتريات .
(4) إجراءات صرف مون مخازن .
4- التنبؤ واعداد الموازنات : هو توقع المتشغيرات التى يمكن أن تحدث مستقبلاً ويساعد التنبؤ على قيام الإدارة بالإختيار السليم للأهداف والتتخطيط للأعمال التنفيذية .
أ- أهم أساليب التنبؤ :
(1) التوقع .
(2) التنبؤ الإقتصادى .
(3) أبحاث السوق .
ب- الموازنات : هى تسجيل بالتوقعات التى تتم عن المستقبل فى شكل أعداد رقمية وهى من أدوات التخطيط وتعتبر أداة هامة من أدوات التنسيق والرقابة وأنواع الموازنات هى :
(1) موازنات جارية لمدة عام .
(2) موازنات إستثمارية .
(3) موازنات التخطيطية للمبيعات ، للإنتاج ، المشتريات للمخزن ، مصروفات الصناعية ، القوى العاملة .
(4) الموازنات التخطيطية الرأسمالية .
(5) الموازنة التخطيطية العمومية .
5- وضع برامج العمل الزمنية : هى مجموعة الأنشطة الواجب القيام بها لتحقيق هدف فى شكل زمنى فإنشاء أى مشروع يتطلب وضع برنامج العمل التالى منذ لحظة التفكير فيه حتى بدء تشغيل المشروع كالآتى :
أ- إختيار الموقع .
ب- تصميم المبانى والإنشاءات .
ج- الأعمال المدنية .
د- الهياكل المعدنية .
ه- الآلات والمعدات .
و- وسائل النقل والإنتقال .
ز- الأثاثات ومعدات المكاتب .
ح- مستلزمات التشغيل والإنتاج .
ط- تركيب تالآلات والمعدات .
ي- بدء التشغيل .
الفصل الثالث التنظيم
1- هناك العديد من تعريف التنظيم فمثلاً :
أ- يرى “هارلد كونتر” :
أن التنظيم هى عملية تحديد الأنشطة لتحقيق الأهداف وتقسيم هذه الانشطة إلى أقسام أو أفرع وإسنادها لمدير وتفويض هذا المدير فى إدارتها لتوفير التنسيق لهذه الأنشطة وذلك فى إطار الهيكل التنظيمى .
ب- يرى “بيتر دركر” :
ان التنظيم عملية تحليل النشاط وتحليل العلاقات لتصنيف العمل وتقسمه إلى أنشطة يمكن أدارتها فى هيكل تنظيمى .
ج- المدرسة السلوكية :
أن التنظيم هو نظام إجتماعى لذلك بركزون على دراسة السلوك التنظيمى من خلال دراسة نظم الحوافز وغيرها التى تدفع العاملين لتحقيق التنظيم الفعال .
د- مدرسة النظم :
أن التنظيم نظام مفتوح يتكون من اجزاء مترابطة وان النظام يتسم بالديناميكية ويسعى لتحقيق الأهداف معينة .
2- أهمية التنظيم :
التنظيم هو العمود الفقرى للإدارة بالتنظيم الجيد يسعى لتحقيق الأهداف المرجوة وذلك من خلال رفع كفاءة الأداء فى كافة الأنشطة التى يقوم بها العديد من الأسباب :
أ- التنظيم يحدد المسئوليات فى كافة الإدارة .
ب- التنظيم يحدد الإختصاصات .
ج- التنظيم يحدد السلطات المفوضة للمديرين والمرؤسين .
د- التنظيم يحقق التوازن بين القوى البشرية العاملة والمديرين وذلك حسب لوائح وقوانين يتم وضعها مسبقاً .
ه- التنظيم يحقق اهدافه بإستخدام التنظيم الجيد للقوة البشرية العاملة .
3- نظريات التنظيم :
أ- الكلاسيكى .
ب- السلوكى .
ج- النظم .
لشرح نظريات التنظيم :
أ- التنظيم الكلاسيكى :
ترى هذه النظرية ان التنظيم الكلاسيكى هو التنظيم الفعال يتحقق من خلال تصميم هيكل تنظيمى يعتمد على التخصص وتقسيم العمل والإشراف المباشر وأجهزة المشورة .
ب- النظرية السلوكية :
ترى أن بفرد هو الأساس العبرة القيادة والدوافع والحوافز .
ج- نظرية النظم :
يتكون من عدة متغيرات يؤثر بعضها على بعض كالآتى :
(1) ظروف العمل .
(2) القوى العاملة .
(3) ظروف البيئة الخارجية .
(4) القيادة العليا .
(5) التكنولوجيا .
(6) الترتيبات التنظيمية .
4- مكونات التنظيم :
أ- العمل .
(1) يؤديه فرد واحد .
(2) يؤديه جماعة .
(3) حصول على مزايا التخصص .
ب- القوى البشرية .
ج- مكان العمل .
د- العلاقات .
ه- مراحل إقامة التنظيم :
(1) بناء الهيكل التنظيمى .
(2) تحديد المسئوليات والسلطات .
(3) تحديد العلاقات التنظيمية .
(4) إختيار المديرين وتطويرهم .
أ- العمل : من هذا العمل تشتق كأنة الأنشطة الضرورية ويجب تقسيم العمل إلى أجزاء وأسناء كل جزء إلى مجموعة أو جماعات تنظيمية ويقسم العمل إلى أجزاء لعدة أسباب منها :
1- العمل أكبر من أن يؤدية فرد واحد .
2- توزيعة على أعضاء الجماعة (لسرعة الأداء لعمل الجماعى ).
3- الحصول على مزايا تخصصية .
ب- القوى البشرية : القوى البشرية أحد الموارد التنظيمية الهامة لما تحتوى على تخصصات مختلفة وقدرات مختلفة فى المهام والإستغلال الصحيح للقوى البشرية يحقق التوازن فى العمل والوصول إلى الأداء الفعال فى المنظمة فى مراعاة الإهتمام والجدية فى الإنتاج .
ج- مكان العمل : يحتوى على كافة العناصر اللازمة لتحقيق الأعمال بواسطة القوى البشرية كالموقع والألات والمواد والإضافة …ألخ .
د- العلاقات : العلاقات بين العمل والإفراد وأماكن العمل جزء هام من مكونات التنظيم ويمكن تجميع المكونات الأتية مع بعضها البعض ليكون التنظيم كالأتى .
(1) معرفة الهدف الأساسى .
(2) تقسم العمل إلى أنشطة جزئية .
(3) تجميع الأنشطة طبقاً لعدة أسس (فتح – وظيفى ..)
(4) تحديد الواجبات بوضوح مع توفير وسائل المادية والبيئة للعمل .
(5) أسناء المهام للأفراد مؤهلين لمتابعة تنفيذ العملية .
(6) تعويض السلطة الازمة للأفراد لتحقيق العمل المحدد.
ه- مراحل إقامة التنظيم :
أ- بناء هيكل تنظيمى .
ب- تحديد المسئوليات والسلطات .
ج- تحديد العلاقات التنظيمية .
د- إختيار المديرين وتطويرهم .
2- بناء الهيكل التنظيمى :
أ- تقسيم العمل .
ب- نطاق القيادة والإشراف .
ج- أجهزة المشورة والمعاونة للأداء العليا .
د- تحديد اللجان .
ه- رسم الخريطة التنظيمية .
3- عرف تسرد أهمية تقسيم العمل ومزايا :
يقسم العمل إلى :
(1) طبقاً – للتخصص- (وظيفى) .
(2) طبقاً للمنتجات .
(3) طبقاً للتقسيم الجغرافى .
(4) طبقاً لمراحل الإنتاج .
(5) طبقاً للعملاء .
(6) طبقاً للوقت .
(7) القسم المركب .
1) طبقاً للتخصص (الوظيفى) :
أكثر الطرق إنتشاراً وقبولاً .
– يسمح بالإستفادة من التحصصات.
– تدريب القوى البشرية طبقاً للتخصص .
– سهولة التنسيق بين الأدوات المختلفة .
– يقلل من تركيز السلطة والإنفراد بلإتخاذ القرارات .
– يسمح بتكبير حجم التنظيم .
2) طبقاً للمنتجات :
يستخدم هذا التنظيم فى المنظمات الأنتاجية كالمصانع (لها وحدات إنتاج وتسويق ..ألخ)
عن مزاياة :
تحقيق اللا مركزية فكل وحدة إنتاجية مسئولة عن إنتاج وتسويق منتجاتها .
يحلق الرؤساء والمديرين الشعور بالمسئولية.
تسير مهمة الرقابة العامة على أساس الأرباح والخسارة.
عيوبة :
عددم تحقيق التنسيق بين الأقسام والإدارات ولكن يمكن التغلب على ذلك من خلال هيئة مركزية تقوم بالتوجية الوظيفى والإشراف على العمل .
3) طبقاً للنطاق الجغرافى :
يستخدم هذا التقسيم طبقاً للنطاق الجغرافى نظراً لتباعد الجهات بينهما وبين بعض ويكون القائد مسئولاً عن منطقة جغرافية محددة .
مزاياة :
تحقيق اللامركزية فكل قائد نطكاق جغرافى مسئولاً عن نطاقة .
تحقيق مهمة القيادة العامة فى الرقابة على المناطق الجغرافية .
4) طبقاً لمراحل الإنتاج :
يستخدم هذا التقسيم فى المنظمات الصناعية والإنتاجية .
تسهيل الإشراف .
تجنب الإشراف فى المعدات والألات .
عيوبة :
التنسيق بين العمليات المختلفة فأى خطأ ينتج فى أى عملية سوف يؤدى إلى وقف العملية الإنتاجية الكلية .
5) التقسيم طبقاً للعملاء :
تطبق فى الوحدات الإجتماعية / الجامعات / الوحدات المتراجعة بالعملاء كالبنوك .
مزاياة :
إستخدام المعرفة التخصصية .
ضمان الإهتمام بالعملاء .
سهولة التنسيق لإنشطة العملاء .
عيوبة :
صعوبة التنسيق بين الإدارات القائمة على أساس العملاء والإدارات الأخرى .
6) التقسيم طبقاً للوقت :
(نظام الشفتات) يطبق هذا النظام فى المنظمات الحزمية كالمستشفيات – الإطفاء – البريد – المواصلات – ويقسم إلى فترات (صباحية – مسائية – ليلية )
عيوبة :
صعوبة التنسيق بين الإدارات التى تعمل على قدرات مسائية وليلية .
7) التقسيم المركب :
هو تقسيم مجمع بين أكثر من تقسيم ويراعى فى التقسيم المركب الإستفادة من .زايا التخصص .
مزاياة :
تسهيل الرقابة .(رقابة الجودة)
المساهمة فى التنسيق (إرضاء العميل)
مراعاة الظروف المحلية .
ب- نطاق الإشراف : هو العدد الأقصى من القوى البشرية الذى يمكن للقائد الإشراف عليهم .
وينقسم إلى :الإشراف المحدود ، الإشراف المتسع .
موانع وأسباب إتخاذ نطاق الإشراف المتسع :
• رغبة القائد فى الإلمام بواطن الأمور.
• رغبة المرؤسين بالإتصال المباشر للقائد الأعلى للمنظمة .
• تقليل عدد المسئوليات الإدارية .
• تحمل المرؤسين لمسؤلياتهم أمام القائد .
• قيام القادة بتعويض السلطة للمرؤسين .
• تحقيق التنسيق الذى يلعب فية القائد دوراً رئيسياً .
مخاطر نطاق الإشراف المتسع :
• إزدحام أجندة مواعيد القائد .
• تصرفات القائد تكون فى حكم الحالة المستعجلة .
• تدهور الحالة الصحية للقائد نظراً لكثرة الأعمال .
• ميل القرارات للتضارب مع بعضها البعض .
• الأعتماد فى إتخاذ القرارت على أفكار الغير وليس على دراسة شخصية من القائد مما يتسبب فى إتخاذ القرارت غير منطقية .
• تكون القرارت المتخذة على أساس أفكار مستشارية نظراً لكنة أعباء القائد.
ج- اجهزة المعاونة للإدارة العليا .
هناك (3) أنواع من أجهزة المعاونة .
معاونون شخصيون (كالسكرتارية ) يقوم بالرد على التليفون .
معاونون متخصصون : تقدم المشورة طبقاً للتخصص (كالمحاسبة الألية )
معاونون عاملون (المساعدون)
يقوم المساعدون بمعاونة الرئيس فى عملة (النائب) وهم إمتداد لشخصية الرئيس / القائد ووظيفتهم التفكير فى المشكلات التى يفكر فيها الرئيس ومستواهم الإدلرى أقل من مستوى المرؤوسين للمدير لايستطيع أن يفوض فى أى سلطة ماذا فوضت ألية سلطات الرئيس .
د- اللجان :
مزاياها :
أ- توفير الوقت .
ب- إتخاذ الأعمال بسرعة .
ج- تقديم إقتراحات مفيدة .
عيوب اللجان :
أ- إضاعةالوقت .
ب- تعطيل العمل .
ج- اللجؤ لإنصاف الحلول .
هناك بعض العوامل التى يمكن للجان أن تحقق أهدافها كالأتى .
تقليل الشعور بالمسئولية .
حسن إختيار أعضاء اللجان .
تحديد وظائف اللجان ومسئوليها وسلطاتها .
حاجة االلجان إلى مساعدين لتجميع البيانات الازمة لهم .
أنواع اللجان :
لجان رسمية .
لجان غير رسمية .
لجان عاملة (لجنة التنسيق / الإنتاج / المعاشات)
ه- رسم الخريطة التنظيمية :
وذلك من خلال رسم توضيحى يوضح الإدارات الرئيسية والأقسام التابعة لها والعلاقات بينهما .
تحديد المسئوليات والسلطات :
1- تعريف السلطة :
هى حق إصدار الأوامر للأخرين لصالح أهداف المنظمة .
وأهم مظاهر السلطة أن يكون للرئيس الحقوق التالية :
• حق الإشراف على مرؤسية .
• حق تقييم العمل بعد تنفيذة .
• حق تولية تنففيذ العمل لأحد مرؤسية أو إحلالة محلل أخر والهدف من مباشرة هذة الحقوق هو إنتظام سير العمل ورفع الكفائة الإنتاجية .
2- تعريف المسئولية :تتمئل فى إلتزام المرؤوسين بأداء واجباتهم بأفضل قدراتهم طبقاً للتوصيات الصادرة إليهم .
3- العلاقة بين المسئولية والسلطة :من الأهمية أن يكون هناك توازن بين المسئولية والسلطة حيث أن عدم التوازن يؤثر بالسلب على إنخفاض الأداء فى العمل ويمكن تحقيق التوازن من خلال مبدأ تفويض السلطة وأن يراعى المبادئ الأساسية للتفويض وأهمها .
• أن تكون هذه السلطة محددة ومكتوبة .
• مراعاة مبدأوحدة الأمر .
• العمل على معرفة المرؤسين بمسئوليتهم لتحقيق أهداف المنظمة .
4- تحديد العلاقات فى التنظيم :فإن تحديد العلاقات فى التنظيم تمثل جزاً هاماً لإنجاح العمل وإداراتة ويكون العلاقات بين الإدارات وإدارات أخرى ، قسم وأخر وذلك ليتحقق التعاون فيما بينهم لإتخاذ الأعمال بأعلى قدر ممكن من الكفاءة .
ويتضمن أنواع مختلفة فى العلاقات .
أ. العلاقة التنفيذية المباشرة:
• تتمثل فى العلاقة المباشرة فى الصلات المباشرة بين الرئيس ومرؤسية تتعلق بالعمل (مثل علاقة فاك بقيادة السرايا وغيرهم على مستوى الكتيبة )
• إستاد العلاقة إلى القاعدة وهى سلطة الرئيس المباشر وبمقتضاها يصدر الأوامر المرؤسة فى حدود إختصاصاتة
ب. العلاقة بين المستويات الإدارية :
علاقة قائدين أو أكثر فى نفس المستوى الواحد ويكون لهما رئيس واحد يشرف على نطاق مسئوليتهم (علاقة قادة الكتائب ببعضهم على مستوى الإدلرة)
ج. العلاقات الوظيفة :
تتمثل هذة االعلاقة فيما يقدمة القادة الفنيون المتخصصون من مقترحات فنية كعلاقة (رئيس عمليات اللواء برؤساء عمليات الكتائب )
د. العلاقات الأستشارية :
هى العلاقة بين الرئيس ومساعدية للتشاور فى شئون العمل وتوجد هذة العلاقة فى المستويات العليا للمنظمة حيث يحتاج المدير العام لمستشار يستشيرة فى بعض المسائل المحددة .
والمستشارين ليس لهم حق إصدار تعليمات أو أوامر للإقسام حيث لاتوجد لهم أى سلطة عليهم وتكون الصلة بينة وبين المدير حالة الإستشارة فقط .
5- إختيار القادة وتدريبهم :
يجب إختيار القادة بعناية خاصة وأهم المهارات الواجب توافرها فى المديرين :
المهارات الفكرية .
المهارات الأنسانية.
المهارات التخصصية.
أ- الإهتمام بتدريب القادة بالطرق التالية :
• المحاضرات .
• المباريات الإدارية .
• الدورات التدريبية .
• التمرين على الوظائف .
• الإجتماعات الخاصة .
ب- تحقيق التنمية الإدارية للمديرين وفوائدها :
• تحسين الإتصال بين أعضاء وتعاونهم ورفع مستوى أدائهم .
• تقييم سياسات المنظمة .
• تحديد المشكلات المؤثرة على أداء الإدارة .
• ترقية المديرين المؤهلين .
المصادر االمتعددة يمكن من خلالها الحصول على المديرين منها :
• التقمين من داخل المنظمة (كتعين رئيس عمليات الكتيبة كقائداً لها)
ومزاياة هذا التعين :
• ألمام القائد بظروف المنظمة ومشكلاتها .
• تحقيق التعاون بين زملائة القدامى والمدير الجديد .
• رفع معنويات مديرى المنظمة .
• الإستفادة من الكفاءات المتاحة .
• التعيين من خارج المنظمة .(معين قائد للكتيبة لم يعمل بها من قبل)
ومزايا هذا التعيين :
• قدرة القائد الجديد على النظر بأفاق جديدة .
• الإستفادة من الكفاءات غير المتوافرة .
أدوات التنظيم :
• السجلات .
• التقارير .
• الخرائط التنظيمة .
• بيانات السياسات الإدارية .
مبادئ التنظيم :يقصد بة مبادئ الأساسية للتنظيم وأهمها .
نطاق الإشراف :وهو عدد المرؤسين الذى يمكن للقائد أن يقودهم وقد حدد نطاق الإشراف أن تتراوح (6-11) فرد الرقم المناسب لنطاق الإشراف ويتوقف على عوامل منها:
1- طيعة العمل .
2- قدرة وحيرة القائد .
3- المستوى التنظيمى الذى يشعلة القائد .
أ- مبدأوحدة الهدف .العما على تحقيق الهدف واحد للمنظمة فى إطار الأهداف العاملة للمنظمة .
ب- مبدأ تدرج السلطات .يجب ان توضح السلطة ومن يمتلكها .
ج- مبدأ الكفاية : تحقيق المنظمة لأهدافها بأقل تكاليف ممكنة .
د- مبدأ المسئولية : المرؤوس مسئول أمام قائدة ولا يجوز للقائد أن يتهرب من المسئولية بحجة أنة فوض أحد مرؤوسة .
ه- مبدأ وحدة القيادة : يجب ألا يلتقى لمرؤوسين الأوامر إلا من قائد واحد فقط .
و- مبدأ تناسب السلطات مع المسئوليات : يجب أن تفوض السلطة للقائد المناسب بحجم المسئوليات فلا يجب أن تكون السلطة أقل من المسئوليات والعكس.
ز- مبدأ تقسيم العمل : عن طريق إنشاء هيكل تنظيمى بحيث تقسم لتحقيق أهدافها .
ح- مبدأ تحديد الوظائف :يجب تحديد الوظائف “الأعمال والسلطات التى تمح لها .
ط- مبدأ المرونة : مقابلة الظروف التى تطرأ نتيجة للظروف السياسية أو الإقتصادية .
ي- مبدأ التوازن :أهم صور تحقيق التوازن بين السلطة التنفيذية والإستشارية والتوازن بين المركزية والامركزية .
مفهوم المركزية هو تركيز السلطة .
مفهوم الامركزية هو توزيع السلكة.
1- حالات إستخدام المركزية :
– رغبة القائد بالألمام بكل كبيرة وصغيرة فة المنظمة .
– عدم الثقة بالمرؤوسين .
– عدم توافر العدد الكافى من القادة / الرؤساء الأكفاء .
– تكلفة القرار وخطورتة .
– عدم توافر أساليب الرقابة الكافية .
2- حالات إستخدام اللامركزية :
– عند زيادة عدد القرارات .
– الثقة بالمرؤوسين .
– توافر العدد الكافى من القادة الأكفاء .
– توافر أساليب الرقابة الكافية .
3- مشكلات التنظيم :
– عدم وضوح العلاقة التنظيمية .
– عدم كفاءة التفويض .
– لغدد الرياسات .
– المغالاة فى تطبيق أساليب التنظيم .
الفصل الخامس : التوجيه
1- تعريف التوجيه :
هناك العديد من تعاريف التوجيه منها “أنها الوظيفة التى تتضمن إرشاد المرؤسين أثناء تنفيذهم للأعمال المكلفين بها ضماناً لعدم الإنحراف عن تحقيق الأهداف ويتطلب ذلك تحفيز المرؤسين والإتصال بهم .
2- أهمية التوجيه :
أ- الأعمال بظروف المرؤسين ومستوى تأهيلهم الخاص بهم وإحتياجهم التدريبية ليكون ذلك أساساً فى مساعدتهم فى القيام بدورهم .
ب- إحساس أفراد المنظمة بأهمية التوجيه وأنه ليس فرد رأى لكن مشاركتهم لحل مشكلاتهم وإرشادهم لحل هذه المشكلات التى تواجههم أثناء العمل لتأديته بكفاءة وفاعلية .
ج- تحقيق الأعمال بين المديرين والمرؤسين مما يتطلب توفير البيانات والمعلومات لمساعدتهم فى إدارة أعمالهم .
د- وظيفة التوجيه مرتبطة بعملية التنفيذ وبالتالى فهى مستمرة داخل المنظمة على كافة المستويات .
ه- العمل على توفير الحافز المناسب (سواء كان حافز مادى – حافز معنوى ..) للعاملون وبخاصة الحافز المعنوى وذلك لقلة أو إنخفاض الحافز المادى لبعض المنظمات .
و- إرساء مبدأ القدوة الحسنة والمبادأة والقدرة على توجيه على عدد كبير من الأفراد .
3- أدوات التوجيه :
ز- القيادة .
ح- الإتصال .
ط- التحفيز .
ي- التدريب .
ك- العلاقات الإنسانية .
ل- إتخاذ القرارات .
وسيتم شرح أدوات التوجيه بالتفصيل كالآتى :
أ- القيادة :
هى القدرة على التأثير فى الأخرين لتحقيق أهداف المجموعة .
ب- نظريات القيادة :
(1) نظرية سمات القيادة :
هى نظرية تعتمد على ملاحظة عدد من القادة المعترف بهم وذلك لإشتراكهم فى السمات وقد وضعت بعض الصفات من هذه الصفات التى وصفها (تيد) (الذكاء – الإيمان – المعاهدة التعليمية – الود – المحبة – الإستقامة – الطاقة الجدية – الحماس – الحزم) .
(2) نظرية الموقف والقيادة :
تكتسب هذه النظرية خبراتها من المواقف المستمرة من المنظمة والتى تتعرض لها وقد قام الألمان بإستخدام إختيارات المواقف فى إختيار الضباط .
(3) نظرية الإتباع والقيادة :
فالإتباع تكون لديهم إحتياجات أساسية ويرتبط الإتباع بالقائد حيث يستطيع توفير إحتياجتهم الأساسية ولذلك من الاهمية دراسة القائد وفهم أسلوبه فى كيفية إشباعه لإحتياجات التابعين له .
(4) النظرية الشاملة للقيادة :
النظرية الشاملة من أعمق النظريات ويجب أن تتضمن مجموعة من الجوانب المتعلقة بالقيادة هى :
– القائد وصفاته .
– التابعين بمشاكلهم وإحتياجتهم .
– موقف الجماعة من إرتباطهم بالقائد .
وتتطلب هذه النظرية من القائد الآتى :
– قدرة القائد على إدارة المواقف وذلك للصفات الشخصية الموجودة لدى القائد ومنها (الذكاء – السيطرة على الأخرين – التكليف .. إلخ) .
– قدرة القائد فى إثبات ذاته أمام المرؤسين وإكتساب ولائهم وذلك بالإهتمام بمشاكلهم والإهتمام فى تحقيق أهدافهم .
4- أنواع القيادة :
أ- التقسيم الكلاسيكى :
(1) القيادة المستبدة الديكتاتورية (الإرغامية) :
هى القيادة التى تعتمد على إصدار الأوامر وعلى المرؤسين الإطاعة وهذا النوع يغلب عليه التسلط وبالتالى يخلق فجوة بين القائد والمرؤوسين .
(2) القيادة الديموقراطية (الإقناعية) :
هى القيادة التى تعتمد على التعاون الوثيق بين القادة والمرؤسين وتقوم بإشتراكهم فى المناقشات لتحديد الأهداف وإتخاذ القرارات وبالتالى يخلق الوفاء بين القادة والمرؤوسين ولكن على القائد أن يتقن إدارة الإجتماعات والمناقشات حتى لا تحول إلى صور سلبية .
(3) القيادة الفوضوية :
هى ترك المرؤسين حرية تصريف الأمور لأرائهم وهذا النوع من القيادة له أثر سيئ فى نفوس المرؤوسين حيث تتواجد النزاعات العدوانية مع عدم شعور الأفراد بالأمن وهذا يعتبر أسوأ أنواع القيادة .
ب- التقسيم من حيث نوع القيادة :
(1) قيادات مركزية .
(2) قيادات لا مركزية .
ج- التقسيم من وجهة نظر الدوافع :
(1) قيادات إيجابية .
(2) قيادات سلبية .
د- التقسيم من وجهة نظر الإهتمام بالعمل والناس :
(1) من حيث العمل (ع +) :
ويعتمد أن العمل هو الركيزة الأساسية التى يجب أن يهتم بها أكثر من إهتمامه بالناس على إفتراض أن الأفراد كسالى ويجب مراقبتهم وإستخدام الشدة مع المقصرين .
(2) من حيث الإهتمام بالناس (ن +) :
هو نمط يهتم بالناس (حاجاتهم – دوافعهم – إحتلافتهم – ..إلخ) دون الإهتمام بالعمل فهو يرى أن الإهتمام بالأفراد يحقق الكفاءة .
(3) من حيث العمل والناس (ع+ن+) :
هو النمط الذى يهتم بالناس والعمل معاً أى يهتم بالعمل لتحقيق أفضل النتائج مع الإهتمام بالأفراد من خلال نسج إحتياجتهم مع إحتياجات المنظمة .
(4) النمط الوسط بالعمل والناس (ع ن) :
هو النمط الذى يسوى أن خير الأمور الوسط ويحاول التوفيق بين العمل والناس (متطلبات العمل – إحتياجات الناس) .
(5) النمط الذى يقل إهتمامه بالعمل والناس (ع-ن-) :
هو النمط الذى يقلل من إهتمام بالعمل والناس وبالتالى يخلى به مسئوليته الشخصية لضمان البقاء فى الوظيفة .
5- الإتصال :
أ- هو نقل البيانات والمعانى والدوافع والإتجاهات من طرف إلى أخر مما يؤدى إلى إستجابة الطرف الأخر .
ب- أهمية الإتصال :
(1) ضرورى لنجاح القادة والمديرين فى القيام بوظائفهم .
(2) نشر الحقائق والقضاء على الشائعات .
(3) رفع الكفاءة الإنتاجية .
(4) ضرورى لتحقيق التنسيق بين الأفراد والإدارات .
ج- الغرض من الإتصال :
(1) تحقيق الإستجابة بالطريقة الموجودة بين المرؤوسين والمديرين .
(2) قبول المستقبل للبيانات المرسلة .
د- أنواع الإتصال :
(1) الإتصال الرسمى .
(2) الإتصال الغير رسمى .
(3) الإتصال الهابط (الرأسى) وهو من الإدارات إلى المرؤوسين لتنفيذ الخطط .
(4) الإتصال الصاعد هو من المرؤوسين إلى المستوى الأعلى .
(5) من الأفقى هو الإتصال بين الإدارات بينها وبين بعض التى فى نفس المستوى .
(6) الإتصال فى إتجاه واحد هو إصدار الأوامر والتعليمات للمرؤوسين ويتيح لهم فرصة المناقشة .
ه- عوائق الإتصال :
(1) صعوبة التعليم .
(2) الفروق الفردية .
(3) العقبات الناشئة عن وجود الطبقات .
(4) صعوبة نقل المعانى عن طريق الرموز .
(5) بعد المسافة الجغرافية .
(6) العوائق السيكاوجية (عدم الأمان – التعلق النفسى – اليأس).
و- التغلب على عوائق الإتصال :
(1) التغذية المرتدة .
(2) إتباع القول بالعمل .
(3) التكرار المناسب للمعنى .
ز- التحفيز :
هى معرفة دوافع الأفراد لتحقيق الأهداف المرجوة بأعلى كفاءة من خلال ما توفره لهم من حوافز وتعتمد دوافع الأفراد كما قسمها “ماسلو” هى الآتى :
(1) الحاجات الأساسية .
(2) الحاجات الإجتماعية .
(3) الحاجات تحقيق الذات .
وهناك نوعان من التحفيز هما (التحفيز الإيجابى ، التحفيز السلبى) :
(1) التحفيز الإيجابى :
هو التحفيز المادى والمعنوى ويتمثل التحفيز المادى فى العلاوات الترفيهية والمكافئات المالية أما التحفيز المعنوى هو الثناء أو شهادات التقدير التى تؤثر نفسياً على الفرد .
(2) التحفيز السلبى :
هى الحوافز المتعلقة بالعقوبات التى توقع على الفرد بغرض تقويمه ومنعه من تكرار الخطأ وهناك حوافز سلبية مادية ومعنوية فالحوافز السلبية المادية هى تخفيض الراتب أو الإستقطاع من الأجر أما الحوافز السلبية المعنوية هى توجيه اللوم أو لفت النظر .
ح- التدريب :
التدريب يمثل أهمية كبيرة فى تحقيق الأهداف فمن خلاله يمكن إكتساب الخبرات والمهارات والقدرة على العمل بكفاءة والتدريب المستمر يساعد على رفع الكفاءة .
(1) مزايا التدريب :
يؤدى التدريب إلى العديد من المزايا :
(أ) يساعد على رفع كفاءة الأفراد ، وزيادة الإنتاج .
(ب) رفع الروح المعنوية للأفراد نتيجة لشعورهم بإراء وظائفهم على أكمل وجه .
(ج) تسهيل عملية الإشراف وتقليل الإخطاء الإنتاجية عند الإهتمام بتدريبهم .
(د) خفض معدلات الحوادث نتيجة للوعى الأفراد بتدريبهم بالإحتياجات الأمن الصناعى .
(ه) خفض معدلات الغياب والهروب أثناء العمل نتيجة إلى حب الفرد للعمل .
(2) تخطيط التدريب :
يتوقف نجاح التدريب إلى التخطيط إلى التدريب فلابد من معرفة الآتى :
(أ) الكشف عن الحاجة لتدريب الأفراد الجدد ، تدريب الأفراد القدامى لدفع كفائتهم وإستعدادهم للتراقى لمناصب تخصصية أعلى :
– كما يتطلب التدريب عندما يتواجد كثرة الحوادث وإصابة العمال .
– الزيادة الإستهلاكية فى المواد الخام .
– إرتفاع معدلات الغياب والهروب من العمل .
– عدم تنفيذ العمل فى مواعيده المحددة .
– عدم تحقيق معاير الجودة فى المنتجات الصناعية .
(ب) تحديد موضوع التدريب :
يجب تحديد موضوع التدريب على القوى العاملة فالتدريب عملية مستمرة للأفراد الجدد بعد إلتحاقهم فى المنظمة للعضو جديد حتى يصبح عضو فعال ومنتج فى المنظمة تدريبية على المهارات الوظيفية والتخصصية ليتكيف مع باقى أفراد المنظمة ..
(ج) تحديد التوقيت :
يجب تحديد توقيت بدء التدريب والإنتهاء منه حيث يستوعب الفرد التدريب على المواد التى يتدرب عليها خلال المعدات الحديثة بعد أن تكون فترة مناسبة .
(د) تحديد مكان التدريب :
يجب تحديد مكان التدريب ويمكن تقسيمه إلى :
– تدريب جماعى يتم فى مراكز التدريب أو المدارس الفنية .
– تدريب فردى يتم فى مكان العمل ذاته .
(ه) الطريقة المستهدفة فى التدريب :
هناك العديد من الوسائل المستخدمة فى التدريب منها :
– المناقشة .
– المحاضرة .
– الإجتماعات .
– المؤتمرات .
(و) إختيار المدربين :
يتوقف نجاح التدريب على إختيار المديرين الأكفاء الذين يشرفون على المتدربين بإعتبارهم المسئولون عن نتائج التدريب .
(3) تنفيذ برامج التدريب :
يتوقف تنفيذ البرامج على الآتى :
(أ) السير من المعلوم إلى المجهول .
(ب) البدء من الأسهل إلى الأصعب .
(ج) تشجيع المناقشة والأسئلة .
(4) تقييم برنامج التدريب :
يجب أن يقيم برنامج التدريب والأخذ بالنقاط الإيجابية والنقاط السلبية فى التدريب حتى تتلافى النقاط السلبية فى برامج التدريب المستقبلية ويمكن تقسيم المتدربين كالآتى :
(أ) مدى الزيادة فى الإنتاج .
(ب) مدى معدل إنخفاض نسبة الحوادث وإصابات العمل .
(ج) مدى معدل إنخفاض نسبة الغياب .
(د) مدى إنخفاض التالف من المواد الخام .
هناك العديد من مبادئ التوجيه :
1- ضرورة التوجيه .
2- إسهام الفرد فى تحقيق الأهداف .
3- كفاءة التوجيه .
4- القيادة .
5- مبدأ المشاركة .
6- مبدأ الإشراف .
7- مبدأ الإتصال .
8- مبدأ الحوافز .
9- مبدأ التدريب .
10- مبدأ العلاقات الإنسانية .
الفصل السادس : الرقابة
1- تعريف الرقابة :
هى الوظيفة الإدارية التى تهتم بقياس وتصحيح أساليب الأداء فالرقابة المثالية هى التى تقوم بالتنبؤ بالمشكلات وتحديدها قبل حدوثها وهناك ثلاث أنواع من الرقابة :
أ- الرقابة المثالية (المانعة) .
ب- الرقابة المتزامنة .
ج- الرقابة التاريخية .
2- أهمية الرقابة :
أ- ترتبط الرقابة بجميع مراحل الغدارة من تخطيط ، تنظيم فالرقابة على مراحل التخطيط للوصول إلى أهداف المنظمة فى الفترات المخططة .
ب- كما يتطلب للرقابة وجود هيكل تنظيمى للمنظمة ومعرفة مسئوليات المديرين والمسئولين وسلطاتهم حتى يسهل عملية الرقابة .
3- مراحل الراقبة :
تتضمن مراحل الراقبة الآتى :
أ- تحديد معايير الأداء .
ب- قياس الأداء الفعلى .
ج- مقارنة الأداء الفعلى بالمعايير السابقة .
د- تصحيح الإنحرافات .
أ- تحديد المعايير :
هى المرحلة الأولى فى مراحل الرقابة وهى المقاييس التى يتم وضعها لقياس الأداء الفعلى ومن خلالها يتم عمل المقارنة شيئ بشيئ أخر منها .
(1) معايير الراقبة على الإنتاج : العدد والآلات – المواد الخام – جودة الإنتاج .. إلخ .
(2) معايير الرقابة على التسويق : كمية المبيعات – الإعلانات .. إلخ .
(3) معايير الراقبة على الأفراد : السيولة – الردجية – رأس المال العامل .
(4) معايير الرقابة على المستويات والمخازن : كمية المخزون – كمية المواد المشتراه .
ب- قياس الأداء الفعلى :
هى الخطوة الثانية فى مراحل الراقبة وتعتمد قياس الأداء الفعلى على :
(1) الأعداد خطة مباشرة : وتتم من خلال مرور وزيارات التى يوقم بها المدير فى مكان العمل .
(2) التقارير :
وتشمل التقارير فى إيضاح مستوى قياس الأداء الفعلى منها :
(أ) البيانات الرقمية .
(ب) الخرائط والأشكال البيانية .
(ج) التقارير الإنشائية .
ج- مقارنة الأداء الفعلى بالمعايير السابقة :
هى المرحلة الثالثة فى مراحل الرقابة وهى مقارنة الأداء الفعلى بالمعايير السابق ووضعها للوقوف على مصادر الإنحراف فى الأداء عن المعايير وتنقسم مصادر الإنحراف إلى ثلاث أنواع :
(1) إنحراف ناتج عن قصور التنفيذ نتيجة إما لقصور فى أداء العمال أو نقص فى الخامات .
(2) إنحراف ناتج عن خطأ فى المعايير نتيجة عدم كفاءة العاملين وإمكانيتهم .
(3) إنحراف ناتج عن تغير فى الظروف المتعلقة بالتنفيذ نتيجة بالبيئة الإقتصادية والإجتماعية والسياسية .
د- تصحيح الإنحرفات :
يتم تصيح الإنحرفات الموجبة والسالبة للأفراد والمعدات فإذاى كان الخطأ من الأفراد فيجب أن يرفع الجزء علية إذا كان إهمال أما إذا كان الخطأ من الأفراد نتيجة قصور فى الأداء فيجب تدريبة أما إذا كان الخطأ نتيجة للمعدات والألات فيجب عمل الصيانة اللازمة لها وإستخدامها وإستبدالها بمعدات أخرى حديثة .
كما يمكن تقسم مصادر الخطأ إلى إنحرفات داخلية …أو خارجية فإذا كانت مصادر الخطأ إنحرافات داخلية فإن الإدارة تسططيع السيطرة على الموقف أما إذا كانت مصادر الخطأ إنحرافات خارجية فلا تملك الإدارة السيطرة على الموقف ولكن عليها التكثيف والتأقلم مع هذة المتغيرات .
ه- المتطلبات اللازمة للرقابة :
(1) مراعاة طبيعة وظائف المنظمة ،فالنظام الرقابى لمستشفى يختلف عن النظام الرقابى للمصنع.
(2) كشف الإنحرافات بسرعة ، ضرورة كشف الإنحرافات بسرعة .
(3) إقتصادية النظام الرقابى ، بحيث يحقق نتائج تناسب مع التكاليف .
(4) مرونة النظام الرقابى ، حتى يمكن مواجهة التغيرات المحيطة .
(5) قابلية النظام الرقابى للفهم ، قابلاً للفهم من جانب المديرين والرؤساء والقادة .
(6) ضرورة إجراء التصحيح اللازم ، العمل على كشف الإنحرافات والعمل على تصحيحها .
ب- تصميم نظام الرقابة :
يجب تحديد المجالات الرئيسية التى يتضمنها النظام الرقابى .
أهم المجالات التى يجب عمل لها نظام رقابى .
(1) الإنتاج .
(2) المبيعات .
(3) مستلزمات الإنتاج .
(4) النفقات .
(5) الأرباح .
ويجب للإدارة الأهتمام بأساليب القياس لتحقيق الهدف الرقابى منها .
(1) سجلات الإنتاج .
(2) التقارير .
(3) التقارير خاصة بأداء الأفراد .
(4) القوائم المالية .
(5) البحوث الميدانية .
يجب أن يتضمن النظام الرقابى :
(1) موضع الرقابة .
(2) أين تنفذ عملية الرقابة .
(3) تحديد المسئولين عن وضع المعايير .
(4) تحديد المسئولين عن قياس الأداء .
(5) تحديد المسئولين عن دراسة الإنحرافات .
(6) تحديد المسئولين عن معالجة الإنحرافات .
(7) تحديد المسئولين عن وسائل القياس .
2- التقسيم العام للمنظمة : صــ155.
(1) عناصر تقييم التنظيم .
(2) عناصر تقييم التخطيط .
(3) عناصر تقييم السياسات .
(4) عناصر تقييم الإجراءات .
(5) عناصر تقييم المتابعة والرقابة .
(6) عناصر تقييم وظيفة الإنتاج .
(7) عناصر تقييم البحوث .
(8) عناصر تقييم العام للقوى العاملة .
(9) عناصر تقييم العلاقات الإنسانية .
الفصل السابع : وظائف المنظمة .
هى وظائف المشروع التى يزادلها ليحقق أهدافها العامة والفرعية وهذه الوظائف هى وظائف التسويق – والإنتاج والتمويل والإدارة المالية والمشتريات والمخازن وغيرها .
1- وظيفة التسويق : يتطلب دراسة إحتياجات السوق وأحوال المناقشين فى الأسواق والمتغيرات الإقتصادية التى قد تطرأ بعد إنتاج المنتجات التسويقية وكذلك يجب دراسة إحتياجات سوق الإستهلاك لمعرفة مدى توفير المنتجات من قبل المنظمة .
2- تعريف التسويق . هى عملية خروج المنتجات والسلع أو الخدمات الإنتاجية إلى المستهلك .
3- أهداف وظيفة التسويق . أكتشاف حاجات المستهلكين ثم العمل على إقناع المستهلكين (عن طريق الدعاية والإعلان) لإقتناء هذه المنتجات وذلك لإشباع رغابتهم .
4- أهمية وظيفة التسويق .
مساعدة على زيادة أرباح المنظمة من خلال زيادة حجم المبيعات .
مساعدة على إنخفاض التكاليف الإنتاجية من خلال زيادة حجم المبيعات .
مساعدة على التوجية الأمثل للسلع لإشباع حاجة المستهلك .
5- وظائف التسويق :
تطوير المنتجات .
التسعير .
الدعاية والإعلان .
تنشيط المبيعات .
نقل السلع .
تخزين السلع .
6- وظيفة الإنتاج :
هى عملية إدارة المنتجات التى تحلق السلع والخدمات وتختص بإنتاج السلع طبقاً للمواصفات والمعاير بأقل تكلفة وبأعلى جودة .
أ- مجالات وظيفة الإنتاج :
(1) إختيار الموقع .
(2) تصميم المبانى .
(3) التخطيط فى إدارة الإنتاج ويشمل (الألات – المواد الخام ..).
(4) تنظيم إدارة الإنتاج والعمليات .
(5) تنفيذ العمليات الإنتاجية .
(6) الرقابة الإنتاجية .
ب- إختيار الموقع :
إختيار الموقع لمالة أهمية من تنفيذ المشروع أو الوحدة الإنتاجية بحسب إنتاجها حتى يحقق درجة عالية من الكفاءة الإنتاجية فيجب الأخذ فى لإعتبار لعدة عوامل تؤثر على إختيار المكان ومنها .
القرب من المواد الخام .
القرب من الأسواق .
القرب من القوى المحركة .
القرب من شبكات الصرف ومصادر المياة .
القرب من المواد العاملة .
القرب من العوامل المناحية .
أ- تصميم المبانى :
يتوقف تصميم المبانى على العملية الإنتاجية وإتخاذ القرار بالمبنى حيث يتكون من طابق واحد 1 ، عدة طوابق .
(1) فرار طابق واحد .
(2) إنخفاض تكاليف الإنشاء .
(3) إنخفاض تكاليف النقل .
(4) إنخفاض تكاليف تركيب مصاعد .
(5) سهولة التوسع المستقبلى .
(6) الإستفادة من الضوء والتهوية .
2- مزايا المبنى المكون من عدة طوابق:
إستخدام ساحة أقل (التوسع الرأسى) .
إنخفاض التكاليف .
ب- تخطيط الإنتاج :
تضمن مجالات عدة منها تخطيط الات الإنتاجية .
تخفيض التكلفة والمحافظة على المركز التنافسى فى الأسواق .
زيادة الإنتاج الكلى .
إرتفاع مستوى الجودة .
1- تنظيم إدارة الإنتاج :
الإهتمام بتنظيم إدارة الإنتاج حيث أنها أهم الإدارات فى الوحدات الإنتاجية وخاصة الصناعية ويراعى فيها الأتى :
تقييم وبناء الهيكل التنظيمى من خلال تقسيم العمل داخل المنظمة .
تحديد المسئوليات والسلطات لمديرى الإشراف على الإنتاج .
إختيار المديرين والقادة والمشرفين .
2- تنفيذ عمليات الإنتاجية :
هناك العديد من العمليات الواجب توافرها والإهتمام بها فى تنفيذ العملية الإنتاجية .
الشراء والتخزين .
النقل والمناولة .
قياس الإنتاج .
الأمن الصناعى .
3- الرقابة على الإنتاج :
وفيها يتم تحديد معايير الإداء ، قياس الأداء ، تصحيح الإنحرافات .
4- وظيفة التمويل والإدارة المالية .
تختص بالنشاط المالى للمنظمة فى الأتى .
تحقيق البرمجية .
تحقيق السيولة .
تعظيم قيمة المنظمة فى السوق .
وأنشطة هذه الوظيفة تضمن الإتى .
التخطيط المالى .
التمويل .
الرقابة الماالية .
الفصل الثامن : إتخاذ القرارت :
1- تعريف القرار :
هو إتخاذ أو إختيار ما أتخذ من بين عدة بدائل متاحة .
2- إتخاذ القرار .
هو عملية تحديد المشكلات والفرص وتوليد البدائل المتاحة لمتخذى القرار لإختيار أحد البدائل لتنفيذها .
3- أنواع القرارت :
هناك العديد من أنواع القرارت طبقاً لوظائف المنظمة .
فى مجال التخطيط .
الإهداف المطلوب تحقيقها .
السياسات الأساسية والفرعية .
الموازنات الجارية والإستثمارية .
الإجراءات الواجب توافرها فى تنفيذ مختلف الأعمال .
البرامج الزمنية .
4- فى مجال التنظيم :
تحديد المسئوليات .
العلاقات التنظيمية .
التركيب التنظيمى للمنظمة .
5- فى مجال تنمية هيئة القيادة :
أسس إختيار القيادات .
التركيب التنظيمى للمنطقة .
6- فى مجال التوجية .
أنواع الإتصال .
أنواع الحوافز الإيجابية .
أنواع الحوافز السلبية .
وهناك العديد من إتخاذ القرارت التى تتعلق بالأتى :
تتعلق بالإنتاج .
تتعلق بالتسويق .
تتعلق بالنواحى الأمنية .
تتعلق بالقوى البشرية .
القرارات الإستراتيجية :
هى القرارت التى تعالج مشكلات معقدة حيث أن خطأ فيها يؤثر فى المنظمة التأثير سلبياً إختيار موقع الوحدة الإنتاجية أو القرارات المتعلقة بالحرب أو بالعمليات العسكرية .
القرارت الرويتينية .
هى القرارت التى تتخذ بإستمرار ويكون لها إجراءات محددة وى تحتاج إلى جهد عقلى أو ذهنى مثل صرف الحوافز – حفظ المستندات ..ألخ .
خطوات عملية إتخاذ القرارات .
تحديد المشكلة .
تحليل المشكلة .
تحديد البدائل .
تقييم كل بديل .
إختيار أفضل البدائل .
تحويا القرار لعمل فعال .
طرق صنع القرار :
الطريقة الوصفية .
الطريقة الكمية .
1- بحوث العمليات .
2- البرمجة الخطية .
3- المباريات الحربية .
