أدوات تقييم الآداء داخل المؤسسة

أولاً : تصميم أدوات التقييم :
أداة التقييم عبارة عن وسيلة يتم بها جمع البيانات عند مراحل معينة من عملية تنمية الموارد البشرية بهدف التعرف على مدى ملائمة أوتناسق النتائج المحققة مع التصورات والمسارات الإستراتيجية الأولية المستهدفة من وراء هذا النشاط، وتأخذ أدوات التقييم أشكالاً عدة يمكن تقسيمها إلى المجموعات الآتية :
(أ) نماذج استطلاع الرأي ( الاستقصاء ) Questionnaire
(ب) مسوح الرأي والاتجاهات Attitude Survey
(ج) الاختبارات Tests
(د) المقابلات Interview
(ه) الملاحظات Observations
(و) سجلات الأداء Performance Records
أساسيات التصميم :
عند تصميم الأداة لا بد من الإجابة على عدة أسئلة توفر الإجابة عليها بيانات هامة تساعد على التقييم الأمثل للغرض المقصود ومن هذه الأسئلة :
• كيف ستستخدم البيانات ؟
• كيف سيتم تحليل البيانات ؟
• من الذي يستخدم البيانات ؟
• ما هى الحقائق المطلوب معرفتها ؟
• هل يجب اختبار الأداة ؟
• ماهى عواقب الإجابات الخاطئة أوالمعلومات المتميزة ؟
• هل الأداة سهلة الفهم والعرض ؟
• هل الأداة بسيطة وموجزة ؟
• هل الأداة اقتصادية ؟
• هل هناك أداة قياسية ؟
مواصفات الأداة الجيدة :
بغض النظر عن نوع الأداة هناك مبادئ أساسية للتصميم يمكن أن تؤدى إلى الحصول على أداه أكثر فعالية ومن أهم هذه المبادئ :
(1) المصداقية Validity :
يقصد بها قدرة الأداة على قياس ما يريد أن يقيمه الشخص المستخدم لها وهناك أربعة وسائل لتحديد مدى مصداقية الأداة هي :
× مصداقية المحتوى ومنطقي تشير إلى أي مدى يكون تمثيل الأداة لمحتوى البرنامج
× مصداقية التكوين وهى تشير إلى المدى الذي تمثله الأداة للتكوين المفروض قياسه والتكوين عبارة عن متغيرات مثل ( المهارات، وجهات النظر… الخ ).
× مصداقية التزامن والموائمة وهى تشير إلى مدى توافق الأداة مع النتائج الأخرى المعمول بها في الوقت نفسه تقريباً لقياس الخصائص نفسها.
× مصداقية التنبؤ: وهى تشير إلى مدى قدرة الأداة على التنبؤ بسلوكيات ونتائج المستقبل.
(2) الإعتمادية Reliability :
ويقصد بها الثقة فالأداة المضمونة هى الأداة الثابتة بحيث تعطى القياسات المتتالية لعنصر ما النتائج نفسها تقريباً. وتوجد ثلاثة إجراءات معروفة يمكن أن تؤكد إعتمادية الأداء من عدمه وهى :
× الإختبار وإعادة الإختبار Test / Retest : وهويتضمن تطبيق الإختبار نفسه أوالمسح على نفس المجموعة من العاملين في فترتين مختلفتين ثم حساب معامل الإرتباط للنتائج، فإذا ما كانت درجة الإرتباط الإيجابى عالية يعنى ذلك إعتمادية الإختبار والعكس صحيح.
× النموذج التبادلي : وهويشتمل على أداتين متماثلين يتم طرحهما على العاملين في الوقت نفسه مع تحليل درجة الارتباط بين نتيجة الاثنين إذا ما وجد ارتباط إيجابي مرتفع تعتبر الإدارة معتمدة وتكوين أداه مماثلة لها يعتبر مضيعة للوقت.
(3) الشطر إلى نصفين :
تقوم على شطر الأداة إلى جزء ين متساويين ثم مقارنة نتائج كل من النصفين وفحص مدى ترابطهما.

ثانياً : أنواع أدوات التقييم :
أ/ الاستقصاء Questionnaire :
تعتبر استمارات استطلاع الرأي (الاستبيانات) ا لأكثر شيوعاً من أدوات التقييم وتتراوح بين الصيغ القصيرة لرد الفعل إلى أدوات المتابعة التفصيلية، وهى وبأشكالها المختلفة وسيلة لجمع البيانات الأولية التي تكون في معزل عن الباحث والتى تبقى لدى الفرد لحين إيجاد ما يمكن أن يثير في نفسه مثل هذه الأسئلة, وذلك بتوجيه أسئلة معينة بأسلوب معين تجعل الفرد في موقف يشجعه على إبداء رأيه والإجابة على ما يوجه إليه من أسئلة.
فاستمارة استطلاع الرأي تتوافر في جميع الأحجام ويمكن إستخدامها للحصول على معلومات موضوعية عن مشاعر المشاركين بالإضافةإلى النتائج المستندية القابلة للقياس لإستخدامها في التحليل المالي لمردود التدريب.
أساليب ومحددات تصميم الاستقصاء :
ذيوجد العديد من الأساليب والمحددات التي تحكم تصميم الاستقصاء ومنها :-
1/ أنواع الأسئلة :
توجد خمسة أنواع أساسية من الأسئلة التى قد يحتوى الإستقصاء على بعضها أوجميعها :
1. السؤال ذوالنهاية المفتوحة : وهوسؤال ذوإجابة غير محددة ويتبعه مساحة فارغة كبيرة للإجابة عليه.
2. القائمة الإرشادية : وهوعبارة عن قائمة تحتوى على عدة عناصر يطلب من المشارك اختيار البديل الذي يتطابق مع رأيه وإنطباعاته.
3. السؤال الثنائي الإجابة : سؤال لديه إجابات تبادليه (نعم / لا / إجابات أخرى )
4. السؤال المتعدد الإجابات : يعطى هذا السؤال اختيارات متعددة ويطلب من المشارك انتقاء أكثرها صحة.
5. التصنيف المتدرج : ويتطلب هذا النوع من الأسئلة أن يقوم المشارك بتصنيف قائمة من العناصر.
2/ تصميم الاستقصاء (الاستبيان ) :
يمكن الحصول على استمارة استقصاء صالحة ومعتمدة وفعَّالة بإتباع الخطوات الآتية في التصميم :
1. تحديد المعلومات لمطلوبة : أدرج بالقائمة جميع الموضوعات والمهارات والقدرات التي تناولها البرنامج أوكانت مرتبطة به بشكل ما تمهيداً لصياغة الأسئلة.
2. اختيار نوع أوأنواع الأسئلة ؟ من الخمسة أنواع سالفة الذكر مع الأخذ في الاعتبار تحليل البيانات المخطط لها وتنوع البيانات المفروض جمعها.
3. صياغة الأسئلة : ويتم ذلك وفقاً لنوع السؤال أوالأسئلة المخطط لها والمعلومات المطلوبة وتحديد العدد المناسب والمتنوع من الأسئلة التي تدعم وتتوافق مع معايير المصداقية والإعتمادية سابقة الذكر.
4. اختبار الأسئلة : وذلك عن طريق اختبارها مع مجموعة من المشاركين في برنامج إرشادي أومع مجموعة من العاملين على نفس مستوى المشاركين المرتقبين، أجمع أكبر قدر ممكن من الملاحظات والانتقادات وأعد مراجعة الأسئلة لتطويرها.
5. إعداد استمارة كاملة لاستطلاع الرأي مع تجهيز ملخص بيانات : يجب أن تكون الأسئلة متكاملة لتكوين استمارة استقصاء واضحة بها تعليمات صحيحة حتى يمكن عرضها بشكل فعَّال بالإضافة لتجهيز ورقة تحتوى على الملخص حتى يمكن تصنيف البيانات بشكل سريع لأجل التلخيص والتفسير وبمجرد استكمال هذه الخطوات تصبح الاستمارة جاهزة للإستخدام.
ب/ قياس الاتجاهات Attitude Survey :
تمثل نوعاً خاصاً من استمارات استطلاع الرأي التي يمكن إستخدامها لقياس نتائج برنامج تدريبي. ويعدَّ قياس الاتجاهات أمراً معقداً لاستحالة قياس وجهة نظر بشكل دقيق لأن المعلومات المجمعة قد لا تشكل المشاعر الحقيقية للمشارك كما أن السلوك والمعتقدات والمشاعر الإنسانية لا تكون ثابتة وتتغير مع الوقت والظروف.
ج/ الاختبارات :Tests
من العادي إستخدام الاختبارات في إجراء المقارنات قبل وبعد الدورات التدريبية، حيث يوضح التحسن في درجات الإختبار، وجود تغيير في مهارة أومعارف أوقدرة المشارك والتي يجب أن يتميز بها البرنامج.
أنواع الاختبارات :
تعد أنواع الاختبارات التالية هى الأكثر شيوعاً وإنتشاراً في تقييم برامج التدريب :

1/ الاختبارات المرجعية Norm – Referenced :
تقارن هذه الاختبارات بين المشاركين أنفسهم أوبمجاميع أخرى أكثر في المقارنة بأهداف ذات تراكيب خاصة وتتميز بإستخدام البيانات المقارنة للمشاركين بالمعدل الإحصائي أوالمتوسط.
في بعض الحالات يتطلب الأمر تقدير المشاركين الذين أحرزوا درجات كبيرة بالاختبارات أويمنحون جوائز أويتم ترشيحهم لأنشطة خاصة أخرى.
2/ الاختبارات القائمة على المعايير Criterion –Referenced Test :
وهى اختبارات موضوعية ذات تقدير ثابت محدد مسبقاً وهى تعد قياساً للأهداف المكتوبة بعناية لبرامج التدريب وفائدتها في معرفة ما إذا إستطلاع المشاركين من تحقيق الحد الأدنى من المعايير المطلوبة وليس التسابق مع الآخرين أي الإهتمام الأول هوقياس ووصف وتحليل أداء المشارك فيما يتعلق بالأهداف.
د/ اختبارات الأداء :
تتيح هذه الاختبارات للمشارك إستعراض المهارات والمعلومات والإتجاهات التى تعلمها في برامج التدريب وهويستعمل في التدريب المرتبط بالعمل حيث يسمح للمشاركين بإستعراض وشرح ما تعلموه ولكي يكون إختبار الأداء ناجحاً وفعالاً يجب إتباع الخطوات الآتية في تقييم وإدارة الإختبار :
• أن يكون الاختبار عينة ممثلة لبرنامج التدريب.
• أن يتم تخطيط الاختبار بدقة.
• ضرورة دقة التعليمات وتناسقها.
• تطوير إجراءات التقييم الموضوعي.
هـ/ المقابلة Interview :
المقابلة سواء كانت جماعية أوفردية بين المقابل والشخص الذي سيتم إجراء المقابلة معه للوصول إلى مايراد دراسته من خلال مناقشة عامه ومفتوحة توفر للفرد الذي تجرى معه المقابلة الحرية الكاملة في التعبير عن نفسه ومشاعره وآرائه , وعادة ما تبدأ المقابلة من خلال المبادرة التي يقوم بها المقابل بالحديث عن أمور أو أشياء عامه تتصف بالجدية أوالمرح لخلق جو من الألفة والصداقة يشجع الفرد على التجاوب معه, ثم يحاول المقابل أثناء ذلك التطرق للموضوع الذي يمثل مجال الإهتمام في البحث مع الاحتفاظ بحالة الاسترخاء والالفه وحرية التعبير التي استهلت بها المقابلة.
وتتمثل أهم عيوب المقابلات في أنها تستغرق وقت طويل وقد تتطلب تدريب أوأعداد القائمين على إجراء المقابلة نفسهم لضمان أداء العملية بشكل فعَّال.
ويمكن تقسيم المقابلات الشخصية إلى :
– مقابلات مقننة : فيها توجه أسئلة معينة مع فرصة ضئيلة للإنحراف عن الإجابات المطلوبة.
– مقابلات غير مقننة : تسمح بالتقصي عن مزيد من المعلومات عبر توظيف عدة أسئلة يمكن أن تؤدى إلى المزيد من المعلومات التفصيلية التي تؤدى بدورها إلى الكشف عن البيانات المطلوبة.
تصميم المقابلات الشخصية :
لكي تكون المقابلات أداة أكثر فعالية وتأثيراً يتطلب ذلك :
– إدراج الأسئلة الأساسية التي تود توجيهها (الإعداد للمقابلة )
– استدعاء المعلومات
– تكوين العلاقة مع من تتم معه المقابلة
– تدريب المحاورين (المقابلة فن وعلم )
– إعطاء ضيف المقابلة تعليمات واضحة
– إدارة المقابلات طبقاً لخطة مسبقة.
– تسجيل البيانات.
ه/ الملاحظة Observation :
تعرف الملاحظة بأنها طريقه لتجميع البيانات الأولية بتدوين الأحداث والتصرفات الحاصلة في موضوع معين. وتعد المراقبة أداه مفيدة في التقييم ويشمل ذلك ملاحظة المشارك سواء قبل أوأثناء أوبعد برنامج التدريب بتسجيل التغيرات التى تطرأ على السلوك. وقد يكون المراقب أحد فريق تنمية الموارد البشرية أوالمشرف المشارك وعموما المراقب الأكثر شيوعاً والأفضل من الناحية العملية هوعضوتنمية الموارد البشرية ويمكن زيادة فعالية عملية الملاحظة بإتباع الإرشادات التالية :
– ضرورة إعداد الملاحظين إعداداً كاملاً.
– ضرورة أن تكون الملاحظات منظمة ومرتبة.
– ضرورة معرفة الملاحظين لكيفية تفسير والإبلاغ عما يشاهدونه.
– ضرورة الحد من تأثير الملاحظين.
التخطيط لملاحظة منظمة :
الخطوات الهامة لتحقيق ملاحظة ناجحة :
– حدد السلوك الذي سيتم ملاحظته.
– جهز النماذج التي يستخدمها الملاحظون.
– أختر الملاحظين.
– أعد جدولاً للملاحظات.
– درب الملاحظين على ما ينبغي ملاحظته وما لا ينبغي ملاحظته.
– أخطر المشاركون بالملاحظات اللاتي تم إعدادها مع شرحها لهم.
– نفذ الملاحظات.
– لخص بيانات الملاحظة.
أساليب الملاحظة :
هنالك أربعة أساليب للملاحظة هي :
1. قائمة السلوكيات : وهي تفيد في تسجيل الحضور ( الغياب، معدل التكرار أوالفترة الزمنية لسلوك المشارك).
2. سجل السلوكيات المفهرسة : وهي تتضمن فهرسة السلوكيات على النموذج وهي تستهلك وقتاً طويلاً.
3. طريقة التقدير المتأخر : وفيها لا يستخدم الملاحظ أي نماذج أومواد مكتوبة أثناء الملاحظة فالمعلومات إما أن يتم تسجيلها بعد الإنتهاء من الملاحظة أوعند فترات زمنية معينة أثناء الملاحظة.
4. التسجيل بالفيديو: حيث يتم إستخدام كاميرا الفيديولتسجيل سلوك المشارك.