بحث حول مهام مراقبة التسيير

المبحث الأول مراقبة التسيير
المطلب الأول مفهوم مراقبة التسيير
يمكن إدراج عدة مفاهيم لمراقبة التسيير نذكر منها
التعريف الأول ENTONY هي التسلسل الدي من خلاله بقوم مسئولي المؤسسات بضمان استغلال الموارد المتاحة بأقل التكاليف و أكثر فعالية و نجاعة للوصول إلى الأهداف المسطرة
التعريف الثاني G.PILLOT يتمثل نظام مراقبة التسيير في العملية المراد لها ضمان توحيد الأهداف اللامركزية للنشاطات المنسقة من أجل تحديد أهداف المؤسسة مع مراعاة أخلاقيات متفق عليها مسبقا و يشمل نظام مراقبة التسيير جملة من العمليات الداخلية و التي بدورها تحتوي على جملة من المناقشات كما يعمل أيضا على تنمية الكفاءات الفردية و دلك عن طريق إدخال نظام تأهيل و تكوين امهنة التسيير الاكتساب مهنة متواصلة في ميدان التسيير
التعريف الثالثH.ARNAULD et V.VIGNON A.GERMALIS et و هي جملة من الوسائل و المرافق و العمليات التي تزود المؤسسة بأهداف طويلة الأجل و كدلك ضمان تحقيقها بصفة مستمرة
التعريف الرابع M.GERVAIS هي عبارة عن نظام الدي من خلاله يتأكد المسيرون من أن الموارد قد تم الحصول عليها و تم استعمالها بفعالية و فعالية
التعريف الخامس KHEMAHEM هي العملية المنجزة داخل وحدة اقتصادية لضمان التنشيط و التحريك الفعال الدائم لطاقات و الموارد المراد بها تحقيق الأهداف المسطرة من طرف هده الوحدة

المطلب الثاني أهداف و مهام مراقبة التسيير

أهداف مراقبة التسيير من خلال تعرضنا لبعض الخاصة بمراقبة التسيير يتضح لنا أنها وظيفة ضرورية تساهم بشكل كبير في مساعدة المسيرين على اتخاذ القرار حيث نجدها تسعى إلى
• تحليل الانحرافات التي تكون ناتجة بين النشاط الحقيقي و النشاط المعياري و إبراز الأسباب التي أدت إلى هده الانحرافات و دلك يتم عن طريق الميزانيات التقديرية
• تحقيق الفعالية و نعني بها تحقيق الأهداف التي وضعت مقارنة بالموارد المتاحة
و من أجل تحسين الفعالية يتطلب تطوير ديناميكي لأنظمة المعلومات حتى نتمكن من جمع المعلومات في الوقت و الحجم المناسبين اظافة إلى ضرورة معرفة إيرادات و تكاليف المؤسسة .
• الوقف على نقاط الضعف التي تعاني منها المؤسسة لتصحيحها و استنتاج نقاط القوة للتركيز على تدعيمها .
• تحقيق الفاعلية يعتبر المبدأ الأساسي في النظرية النيوكلاسيكية من الاستعمال العقلاني و الرشيد لموارد المؤسسة ويتم تحقيق دلك عن طريق وضع ميزانيات تقديرية ثم مقارنة بين ما خطط له وما تم تحقيقه .
• تحقيق الملاءمة أي التأكد من أن الأهداف المسطرة تتمشى مع الوسائل المتاحة و دلك بتبني استراتيجية مدروسة و تسيير أمثل للأفراد اد أن بهدين العاملين يتمشى التسيير الفعال لوسائل الاستغلال و بالتالي تحقيق الأهداف بأقل
تكاليف

و يمكن تلخيص أهداف مراقبة التسيير في الشكل التالي2

الشكل رقم 01 أهداف مراقبة التسيير

الأهداف الرئيسية

الأهداف الجزئية –التفصيلية-
تخطيط وتنظيم
تنسيق و مراقبة
مراجعة

المصدر S.separi .C.alazard

2 مهام مراقبة التسيير
أ مراقبة الأداء الو ضيفي إن مراقبة الأداء الو ضيفي في المنظمات تعتبر من أهم الوظائف الإدارية التي لايمكن التخلي عنها باعتبارها الدعامة الأساسية و الوسيلة الرئيسية لجمع المعلومات لتقديم الأداء بموضعية حيث يعمل القائم بهده المهمة على الاصفاءlecout للمشاكل و العراقيل التي يعاني منها الأفراد أنه يسعى إلى جمع المعلومات ذات صيغة موضوعية تساعد المسؤليين على اتخاذ القرار و التي تتعلق بمستقبلهم الوظيفي من حيث الترقية زيادة الأجر مكافأة عقوبات ….الخ مما يؤدي إلى زيادة الثقة في المؤسسة و التي يحقق عن طريق جملة من الخصائص 10
أولا المشاركة في تحديد الأهداف تعتبر مشاركة العمال في تحديد الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة رافعا معنويا من أجل تحقيقها مع ضرورة إحداث نوع من التوازن بين أهداف الفرد وأهداف المؤسسة .
ثانيا عدالة التوزيع وتعتبر من أهم العوامل التي تؤدي إلى تقوية الثقة بين الإدارة و العمال و دلك من خلال توزيع الأجور كل حسب طبيعة عمله إضافة إلى التوزيع العادل للأرباح حسب الهيكل الهرمي للمؤسسة .
ثالثا عدالة التعاملات إن عدالة التعاملات تكون بالاتصال الدائم لممثلي العمال بمختلف المسؤولين من أجل طرح مشاكلهم م على الإدارة اتخاذ القرارات المنصفة أو العادلة المتعلقة بالعمل و مستقبل العمال المهني .
ب مراقبة الجودة إن إدارة الجودة لها أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات التي تسعى إلى التقدم و التوسع في نشاطها حيث يتطلب منها إنتاج سلع ذات جودة تتلاءم ورغبات المستهلكين من حيث المظهر الخارجي للسلع و المواد المستعملة لانتاجها
إن موضوع إدارة الجودة هي اهتمام كبير من طرف الباحثين الدين حاولوا تقديم شروط و عوامل تحسين الجودة –مرجعية التنظيم الدولي ISO – و بالتالي فعلى مراقب التسيير أن يتابع باستمرار هده العملية للمحافظة على الجودة العالية وبالتالي تلبية رغبات ومتطلبات المستهلكين ومن ورائها ضمان استمرارية المؤسسة 2
ج إدارة الوقت إن للوقت أهمية كبيرة في المنظمة وكلما استطعت المنظمة استغلاله بالشكل الحسن كلما كانت لها القدرة على التنافس كبيرة ودلك من خلال تخفيض تكلفة الوحدة الواحدة و العكس صحيح وعليه فمن الواجب استغلاله و مراقبته بالوسائل التالية

• العمل على تطوير الكفاءة عن طريق التكوين المستمر للتغلب على المشكلات الطارئة.
• تألية العمليات على المستويات الحسابية كالإنتاج التمويل …الخ مثل استعمال الحاسب لآلي لربح الوقت.
• تنفيذ الأهداف عن طريق جدول زمني باستخدام بحوث العمليات .
• تحديد كيفية استخدام الوقت حسب خطة مدروسة سابقا .

د التنسيق الهيكلي يعتبر التنسيق بين مستويات المؤسسة ضروري باعتبارها كل متماسكة ودلك لابد على مراقب التسيير التنسيق بين جميع مراكز المسؤولية فيما يخص

– وضع الأهداف
– وضع الميزانيات
– وضع مؤشرات لتقيم

المطلب الثالث الارتباط الهرمي لمصالح مراقبة التسيير
إن مراقبة التسيير هي العملية التي شانها أن تقوم بجمع المعلومات ومعالجتها وتحليلها و تقديمها للمصالح المعنية الاستفادة منها في شكل توجيهات وإرشادات لدلك فان مكانة مراقبة التسيير داخل الهيكل التنظيمي داخل المؤسسة يعتبر مشكلة صعبة الحل مند القديم و على العموم فان مراقبة التسيير لها علاقة وطيدة ب
• طريقة تسيير المؤسسة تسيير مركزي و لا مركزي
• حجم الإمكانيات الموجودة
• حجم المؤسسة
• الأهداف المسطرة من طرف الإدارة العامة
و فيما ياي نتطرق إلى بعض الأنماط لتوضيح مكانة مراقبة التسيير داخل التقسيم الوظيفي للمؤسسة
النمط الأول بنية الشكل التالي
الشكل رقم 2 مراقبة التسيير لها ارتباط مباشر مع المديرية العامة 1

المديرية العامة

مراقبة التسيير

المديرية الإدارية المديرية المالية و المحاسبية مديرية الاستغلال

في هده الحالة فان مراقبة التسيير مرتبطة ارتباط مباشر مع المديرية العامة
تحظى بأهمية كبرى
تمتاز باستقلالية التسيير
تحصل على معلومات من المديريات الفرعية تناقشها و تعالجها و تقدم التوجيهات و الإرشادات

النمط الثاني بنية الشكل التالي
الشكل رقم 3 مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان بمديرية وظيفية حسب هده الهرم التنظيمي 2

المديرية العامة

المديرية الإدارية المديرية المالية و المحاسبية مديرية الاستغلال

مراقبة التسيير المحاسبة العامة
2

و في هده الحالة فان مراقبة التسيير و المحاسبة العامة بنتمون إلى نفس المديرية الوظيفية و التي هي المديرية المالية و المحاسبة و ما يلاحظ
• محدودبة الاشتراك في المناقشات حول التوجيهات الاستراتيجية للمؤسسة
• عدم اعتماد وظيفة مراقبة التسيير كهيئة استشارية تابعة مباشرة للمديرية العامة يؤثر تأثير سلبيا من حيث متابعة تطبيق العماليات و يقلص من دورها في تحقيق الأهداف
• غياب الاستقلالية في التسيير بالنسبة للمراقبة باعتبارها مرتبطة بالمديرية المالية و المحاسبة
• توفر و قرب المعلومات المالية و المحاسبة
النمط الثالث يبينه الشكل التالي
الشكل رقم 4 مراقبة التسيير المحاسبة العامة

المديرية العامة

المديرية مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مديرية الاستغلال

أو
المديرية العامة

مراقبة التسيير و المحاسبة العامة

مديرية 1 مديرية 2 مديرية 3

في هده الحالة مراقبة التسيير و المحاسبة العامة لها ارتباط مباشر و المديرية العامة و نلاحظ إمكانية إرسال و تحليل فعال للمعلومات المحاسبة
الاستقلالية في التحكم
حوار مدعم بين المديريات
بعد التطرق إلى هده الأنماط الثلاثة كالهياكل التنظيمية بحيث نلاحظ أن النمط الأول أين مراقبة التسيير مرتبطة مباشرة مع المديرية العامة يمثل النمط الأمثل بحيث نجدها بمثل هيئة استشارية تشارك بشكل كبير في استراتيجية المؤسسة إضافة إلى دلك يمتاز باستقلالية التسيير أي لا يمارس عليها ضغوطات من طرف المديريات الأخرى و بالتالي يمكننا القيام بدورها الحقيقي ألا و هو التوجيه و المراقبة
أما النمط الثاني أين مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان مع مديرية وظيفية و هي المديرية المالية و المحاسبة رغم توفر و قرب المعلومات اللازمة و الكافية فيما يخص المالية و المحاسبة إلا أن هدا النمط يعتبر محدود للاشتراك في المناقشات حول التوجيهات الاستراتيجية للمؤسسة إضافة إلى دلك غياب الاستقلالية في التسيير باعتبارها مرتبطة بالمديرية الوظيفية
و في النمط الثالث أين مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان مع المديرية العامة هنا يكون التركيز على مصدر واحد للمعلومات و هو المحاسبة العامة و تهميش المصادر الأخرى الإعلام الآلي المراجعة الداخلية و التنظيم
و فيما يلي نحاول تقديم نمط التنظيم الداخلي لمصلحة مراقبة التسيير الدي يمكن توضيحه عن طريق الشكل التالي
الشكل رقم 5 التنظيم الداخلي لمصلحة مراقبة التسيير

مسؤول مراقبة التسيير

مراقبة الميزانيات المحاسبة التحليلية لوحة القيادة المرودية

النشاط B النشاط A النشاط B النشاط A

لتحقيق النشاط Aو B و تحقيق مردود يته نجد
مراقبة الميزانيات و طبع الميزانيات إمكانيات مادية و مالية و بشرية و مراقبة تطبيقها

المحاسبة التحليلية الاهتمام بالجانب الكمي في تطبيق العماليات

المبحث الثاني أدوات مراقبة التسيير
المطلب الأول الأدوات التقليدية
1 نظم المعلومات information systems يمكن تعريفه من الناحية الفنية على أساس أنه مجموعة من الإجراءات التي تقوم بجمع و استرجاع و تشغيل و تخزين و توزيع المعلومات لتدعيم اتخاذ القرارات و الرقابة في التنظيم و بالإضافة إلى تدعيم اتخاذ القرارات و التنسيق و الرقابة و يمكن لتنظيم المعلومات أن تساعد المديرون و العاملين في تحليل المشاكل و تطوير المنتجات المقدمة و خلق المنتجات الجديدة
و حتى عام 1980 لم يكن المديرون يهتمون بكيفية جمع و تنظيم و تشغيل و بث المعلومات في المنظمة و لو يكونوا يعلمون الكثير عن تكنولوجيا المعلومات و بالرغم من ظهور من الحاسبات الآلية و استخدامها في مجال نظم المعلومات سواء في عملية التخزين و التشغيل و ظهور البرامج المتطورة التي تساعد في فعالية العملية الإدارية و اتخاذ القرارات
و كانت المعلومات نفسها لا ينظر إليها كأصل هام في المنظمة و لكن في الآونة الأخيرة و حاليا لا يمكن للمديرين إن يتجاهلوا كيفية إدارة المعلومات في المنظمة و النظر للمعلومات كمورد استراتيجي له تأثير على قدرة المنظمة في المنافسة و البقاء في مجال الأعمال
2 خصائص المعلومات كما ذكرنا فان المعلومات تضيف الى المعرفة المرتبطة و تخفض من عدم التأكد و تؤيد عملية اتخاذ القرارات في المنشأة مع دلك فهناك أنواع مختلفة من المعلومات و طرق مختلفة لوصف المنشأة أو الهدف أو الموقوف و سنوضح خصائص المعلومات فيما يلي
1 الدقة قد تكون المعلومة صحيحة أو غير صحيحة دقيقة أو غير دقيقة فالمعلومات الدقيقة هي نتيجة أخطاء تكون خلال عملية الجميع أ و التجهيز أو إعداد التقارير و قد يعتقد مستخدمها أن معلومات غير دقيقة بأنها دقيقة و في هده الحالة طالما أن ستلمها يعتقد أنها دقيقة و يستخدمها لبعض الأغراض فإنها تعتبر معلومات لهدا الشخص .