علمية الإنتاج أو منظومة الإنتاج هي الوسائل التي نستطيع من خلالها تحويل المدخلات ( الموارد ) إلى مخرجات على شكل سلع وخدمات مفيدة للمستهلك .
لنأخذ مثالا مشروع تجاري مطعم وجبات سريعة , المدخلات وهي تعادل الموارد والمواد المستخدمة والداخلة في الإنتاج وهي في مثالنا هذا تمثل الموارد البشرية ( المدير , النادل , الطباخ , عامل نظافة ) وموارد محسوسة مثل المواد الغذائية الداخلة في علمية الطبخ , والمواد المستخدمة كالأواني والأكواب الملاعق الأفران وغيرها مما يستخدم في عملية الطبخ وتقديم الوجبات , ثم هناك العمليات للإنتاج وهي تقديم الوجبات الإعلان تقديم خدمات , ثم نأتي للخطوة التالية وهي المخرجات أو الإنتاج والناتج من العملية الإنتاجية .
والإنتاج عموما ينقسم إلى نوعين اثنان .سلع محسوسة , أو خدمات .
** أنواع الإنتاج :
* سلع :
بعض الأنظمة الإنتاجية تنتج سلعا محسوسة , ويتم بيعها مباشرة للمستهلك وهي تشمل كل شيء مثل ( الأطعمة المعلبة , الأقمشة , السيارات ,,, الخ )
* الخدمات :
بعض الأنظمة الإنتاجية الأخرى تنتج خدمات , وهي منتجات غير محسوسة , ويتم استهلاكها خلال عملية إنتاجها , مثل ( المستشفيات وتتمثل في جاهزية نظامها الإنتاجي المستعد دائما لتقديم الخدمات عند الطلب )
ويمكن شرح النقاط السابقة بالمخطط التالي في الصورة :
التخطيط والموازنة التقديرية للإنتاج في مؤسسات الأعمال
** نبدأ أولا بتعريف تخطيط الإنتاج : فتخطيط الإنتاج هو علمية منظمة للتنبوء بما سيكون عليه وضع مشروع الأعمال مستقبلا , وثم تحديد الأهداف والغايات والمواقع الأكثر ملائمة لاستغلال تلك البيئة .
إذن فالتخطيط هو محاولة التنبوء والتقرير بما سيكون عليه هدف مشروع ما وتعد هذه المهمة من مهام المدير المسئول عن المشروع العارف بالهدف والغاية لعمل التجاري القائم . وللتخطيط عناصر مستقلة يجب معرفتها والإلمام بها .
Elements of Planning
عناصر التخطيط
**الأهداف
وهي تمثل الهدف من المشروع والغاية المرجوة منه ونوع النشاط الذي سيكون عليه
**الاستراتيجيات
وهي البروتوكولات والإجراءات والأنظمة المتبعة وطريقة التقسيم لتنفيذ الهدف
**السياسات
تمثل الأنظمة والقواعد لتنفيذ الهدف
**الإجراءات
الخطوات والقواعد المتبعة تباعا وتقسيم كل مهمة لمتخصص بها حسب سياسة العمل التجاري
**القواعد
الأنظمة واللوائح المتفق عليها لتنفيذ الهدف للعمل التجاري
**البرامج
البرنامج الزمني والمالي المتبع والقواعد لتنفيذ والوصول للهدف الموضوع العمل التجاري له
**الموازنات
إعداد خطط مستقبلية مستقلة تعنى بمصروفات الشغل , كمثل موازنة الوقت تقوم خلالها بتقسيم الوقت بين العمل والنوم والراحة ووضع خطط لقضاء كل عمل بوقت محدد , أو موازنة مالية بحساب كل غرض وعمل ماذا سيكلف وكم سيستهلك لتسير العمل بشكل سلس دون مغلوطات أو مخالفات .
**مراحل التخطيط:
الخطوة الأولى
أن نبدأ بدراسة العوامل المحيطة بالمنظمة مثل العوامل الاقتصادية ، والسياسية، والاجتماعية وكذلك ظروف البيئة الداخلية مثل نوع الخبرات والكفاءات لدى الأفراد ونوع الآلات والمعدات
الخطوة الثانية
على ضوء تحديد ظروف البيئة نستطيع أن نحدد أهدافنا بشكل واضح مثل هدف تحقيق عائد على الاستثمار بواقع 10% في السنة، أو هدف زيادة عدد طلبة كلية الإدارة بنسبة 5% عن السنة الماضية
الخطوة الثالثة
على ضوء تحديد الهدف نحدد البدائل التي من خلالها تستطيع تحقيق هذا الهدف فإذا كان هدفنا هو زيادة العائد على الاستثمار بواقع 10% فقد تكون البدائل أمامنا هي أن نتوسع في خط الإنتاج القائم أو نبني خطاً جديداً لمنتج جديد أو نستثمر المبلغ في شراء أسهم أو سندات من السوق المالية .. هكذا .
الخطوة الرابعة
بعد وضع عدد البدائل التي نسعى من خلالها إلى تحقيق الهدف نبدأ بتقييم كل بديل من خلال معرفة وتحديد مدى تحقيق كل بديل للهدف وكلما كان البديل أقرب إلى تحقيق الهدف النهائي (10% عائد ) كلما كان مرغوباً به أكثر. أي أننا هنا نحاول تحديد مدى تحقيق كل بديل للهدف فإذا كان مثلاً بديل التوسع سيحقق الهدف بشكل أفضل فإننا نفضله على البديلين الآخرين وهما بناء خط جديد أو الاستثمار في السوق المالية.
الخطوة الخامسة
بعد الانتهاء من الخطو الرابعة المتمثلة في تقييم البدائل نبدأ بمرحلة الاختيار أي تحديد البديل الأفضل، وفي هذه الحالية فإن المنظمة تختار البديل الذي يحقق هدفها وينسجم مع سياساتها وتكون مخاطره قليلة.
الخطوة السادسة
في ضوء البديل الذي يتم اختياره يقوم المخطط بتحديد الأنشطة والأعمال التي يجب القيام بـها لوضع البديل المختار موضع التنفيذ وتكون الأنشطة على شكل : سياسات ، إجراءات، قواعد، برامج، ميزانيات. يجب الالتزام بـها حيث بدونها لا يمكن ضمان حسن التنفيذ
أنواع التخطيط
تستخدم المنظمات أنواعاً مختلفة من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة. ويمكن تصنيف التخطيط وفقاً
لذلك على ضوء عدة معايير أهمها
** التخطيط حسب مدى تأثيره ويشمل:
التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning .
وهو التخطيط الذي يكون مهماً ويحدث تغيير نوعي في المنظمة وتمارسه الإدارة العليا وتأثيره بعيد المدى ومن أمثلته ، التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو التخطيط لفتح سوق جديدة.
-التخطيط التكتيكي Tactical Planning .
وتمارسه الإدارة الوسطى والعليا وتأثيره متوسط المدى، ويوضع لمساعدة التخطيط الاستراتيجي ومن أمثلته تقدير حجم الطلب على سلعة معينة في السوق.
-التخطيط التشغيلي Operational Planning
وتمارسه الإدارة الوسطى الدنيا وتأثيره متوسط المدى، ويوضح عادة التخطيط التكتيكي ومن أمثلته تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد وقطع الغيار
** التخطيط حسب المدى الزمني:
التخطيط طويل المدى Long – range Planning
وهو الذي يغطي فترة زمنية طويلة، ويمكن القول نسبياً أن الفترة خمس سنوات فما فوق هي فترة تخطيط طويل المدى.
-التخطيط متوسط المدى Medium – range Planning
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية ليست بطويلة وليست بقصيرة.. ويغطي في الغالب فترة تزيد عن سنة وتقل عن خمسة سنوات.
-التخطيط قصير المدى Short – Term Planning
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية تقل عن السنة
** التخطيط حسب الوظيفة Planning by Functions:
تخطيط الإنتاج Production Planning
ويركز على المواضيع المتعلقة بالإنتاج مثل تدفق المواد الخام والعاملين في إدارة الإنتاج ومراقبة جودة الإنتاج.
-تخطيط التسويق Marketing Planning
ويركز على المواضيع المتعلقة بالتسويق مثل تقييم المنتج، والتسويق والترويج، والتوزيع
-التخطيط المالي Financial Planning
ويركز على القضايا المتعلقة بالجوانب المالية مثل كيفية الحصول على الأموال وكيفية إنفاقها .
-تخطيط القوى العاملة Human – resources planning
ويركز على كل ما يتعلق بالقوى العاملة مثل : الاحتياجات ، والاستقطاب، والتدريب، والتطوير.. الخ.
-تخطيط الشراء والتخزين Purchasing & storage planning
ويركز على تخطيط الشراء والتخزين من حيث الحجم الاقتصادي للشراء والتخزين، ظروف التخزين
موازنة الإنتاج :
الموازنة كما سبق واشرنا هي عبارة عن خطة مستقبلية تعني بمصروفات التشغيل , ويتم وضع الموازنة التقديرية لثلاثة أسباب هي :
** لتوضيح التطبيقات المالية
** لتحديد الموارد المطلوبة في تنفيذ الخطط
** لتوفير وسائل تقويم النتائج مقابل الخطط والإشراف على هذه النتائج ومراقبتها .
كما إن إعداد الموازنة التقديرية يهدف إلى السيطرة على المصروفات التي تتجاوز ما هو محدد لها , وعند إعداد الميزانية فان المصروفات الفعلية يتم مقارنتها مع الموازنة , وبهذه الطريقة فان الإدارة يمكن أن تعرف إن كانت الشركة تعمل وفق الموازنة المحددة , أم إنها تعمل متجاوزة للموازنة , أم إنها ادني مما هو محدد , وإذا كانت هناك تجاوزات في المصروفات بالشركة , فانه يجب اتخاذ التدابير بهدف ضغط النفقات مثل : تجميد مستوى الرواتب , وتقليل المصروفات على تطوير البحوث أو وقف تعيينات الموظفين الجدد .
إن موازنة الإنتاج التقديرية تمثل جزء من الموازنة العامة لشركة , ويتم إعدادها عادة لسنة أو لنصف سنة أو ربعها , وتحدد هذه الموازنة متطلبات الشركة وتكليفاتها , وأول هذه المتطلبات هو فحص الطاقة الإنتاجية للمصنع وتوفير الموارد التي تحتاجها الموازنة التقديرية للمبيعات , ويتطلب الأمر اتخاذ قرارات إدارية حول مستويات المخزون من السلع المتبقية , والسلع والمواد والأجزاء المصنعة الجديدة , كما يتم إعداد موازنة تقديرية لشراء المواد والأجهزة والمعدات , وتعد الموازنة التقديرية لكل قسم على حدة بحيث توضح عدد السلع التي يجب إنتاجها في كل فترة من الفترات الإنتاجية .
ومن خلال مراقبة الموازنة التقديرية تتم مقارنة التكاليف الفعلية والإيرادات بأداء الموازنة , بحيث يمكن اتخاذ إجراءات تصحيحية أو إجراء مراجعة إن تتطلب الأمر ذلك .
خطوات مراقبة الموازنة التقديرية :
** خطة الاحتياجات المطلوبة
** تقويم ما تم انجازه على فترات منتظمة
** مقارنة الانجازات الفعلية مع ما حددته الخطة
** اتخاذ إجراءات تصحيحية لتصحيح أي انحراف عن الخطة
** توفير تغذية راجعة لتعديل الخطة كلما تطلب الأمر ذلك .
معادلة توضيح عناصر التخطيط
يجب على مديري الإنتاج التفكير في حجم الإنتاج الضروري واللازم لتحقيق التعادل بمعني ( لا يتعرض المشروع لخسارة ولا يحقق أي ربح ) وتوجد هناك تكلفة ثابتة في أي إنتاج ( مثل إيجار المصانع , الرواتب الأساسية , المصروفات الإدارية ,,, الخ ) وهي واجبة الدفع بصرف النظر عن عدد الوحدات التي تم إنتاجها . كما أن هناك تكاليف متغيرة تختلف حسب عدد الوحدات المنتجة مثل ( المواد الأولية , تعيين عمال إضافيين , الأجور الإضافية , ,, الخ ) حيث أن الإنتاج الإضافي يتطلب تحمل تكاليف متغيرة مثل : المواد الأولية الضرورية الإضافية والأجور الإضافية ومتطلبات أخرى كالزيادة في استهلاك الكهرباء والمياه .
ولتوضيح كيفية حساب التكاليف بحيث يتم وضع خطط ناجحة ولا تتعارض مع أهداف وسياسة العمل التجاري يمكن الاستعانة بالمعادلة البسيطة التي تنص على :
إيرادات المبيعات – ( التكاليف المتغيرة + التكاليف الثابتة ) = صافي الدخل ( الأرباح )
وتحقق هذه المعادلة تحديد نقطة التعادل وهي كما اشرنا أن لا يتم تحقيق ربح أو تحمل خسارة , فعندما يتم تحديد نقطة التعادل يمكن للمدير أن يخطط لمقدار الربح المراد الحصول عليه ويمشي بخطط محسوبة لتحقيق الربح تماما دون الوقوع في خسارة مالية .
