مراقبة التسيير

ملاحظة : من التعاريف أعلاه ، نلاحظ أنه ليس لمركز المسؤولية حجما محددا، فقد يكون وحدة أو قسما أو فرقة ،والمؤسسة غير المهيكلة في مراكز مسؤولية إنما تمثل مركز مسؤولية وحيد.
ب – خصائص مركز المسؤولية: وهي :
– للمركز أهداف محددة متناسقة مع أهداف المراكز الأخرى لتشكل في مجموعها الأهداف العامة المؤسسة.
– للمركز وسائله المادية والبشرية .
– إن رئيس المركز هو المسؤول الوحيد عن تسيير الوسائل البشرية والمادية للمركز،ووضع البرامج المناسبة لتحقيق الأهداف التي كلف بها المركز.
ج – شروط هيكلة المؤسسة في مراكز مسؤولية:
– التحديد الدقيق لنشاط وأهداف كل مركز مسؤولية ودون تداخل مع أنشطة المراكز الأخرى.
– تعريف رؤساء المراكز بالأهداف العامة للمؤسسة حتى لا تكون قراراتهم متعارضة مع هذه الأهداف.
– تعريف وموافقة رؤساء المراكز على معايير تقييم أداء المراكز.
– لا تحمل المراكز إلا الاعباء التي يمكنها التحكم فيها.
– وضع أسعار تحويل مقبولة من قبل المراكز،للتحويلات الداخلية.
– وضع نظام لمراقبة المراكز وتقييم أدائها، واعلام نتائج عملية المراقبة وفي أسرع وقت إلى:
أ – الإدارة العامة للمؤسسة.
ب – المراكز المعنية لتصحيح الحالات غير الملائمة ( التغذية المرتدة)
– النظام يتطلب رؤساء مراكز أكفاء.
د – مزايا هيكلة المؤسسة في مراكز مسؤولية:
– القرارات المتخذة على مستوى المراكز،تكون أكثر فعالية،حيث أن رئيس المركز هو أدرى بظروف وامكانيات ومحيط مركزه.
– القرارات ستتخذ بصورة أسرع.
– التشجيع المعنوي لرؤساء المراكز على رفع أداء مراكزهم نتيجة كونهم القائمون باتخاذ هذه القرارات والمسؤولون عن نتائجها.
– تدريب رؤساء المراكز على أمور الإدارة والتسيير.
– تسهيل عملية المراقبة نتيجة التحديد الدقيق لأهداف كل مركز.
– تخفيف الأعباء عن الإدارة العامة للمؤسسة وجعلها تخصص وقتا أطول للتخطيط الاستراتيجي للمؤسسة بدلا من الاهتمام بعمليات التسيير اليومي ( فهيكلة المؤسسة في مراكز مسؤولية تمكنها من تطبيق سياسة تسيير الحالات الاستثنائية).
هـ – نقائص هيكلة المؤسسة في مراكز مسؤولية :
– اهتمام أحد رؤساء المراكز برفع أداء مركزه على المدى القصير الأجل، قد يؤدي به إلى اتخاذ قرارات تضر بالمؤسسة على المدى الطويل الأجل مثل تقليص أعباء الصيانة أو البحث … بهدف تحقيق نتيجة أكبر.
– ظهور خلافات بين رؤساء المراكز حول :
• اسعار التحويلات الداخلية.
• توزيع الأعباء العامة.
• توزيع عوامل الانتاج.
– زيادة بعض الأعباء وهذا مقارنة مع المؤسسات غير المهيكلة في مراكز مسؤولية.
– شعور الإدارة العامة بفقدان بعض سلطتها على المراكز.
————-
2 – تصنيف مراكز المسؤولية :
تبعا لدرجة الحرية المالية الممنوحة للمركز وكذا لمعيار تقييم أداء المركز، يمكن أن تصنف مراكز المسؤولية إلى:
– مركز تكلفة أو مركز ربح أو مركز استثمار.
– مراكز التكلفة :
– تعريف : يعتبر المركز، مركز تكلفة إذا لم يكن بالإمكان تحديد إيراداته وتكاليفه بدقة مقبولة، إذ قد يكون للمركز أعباء ولا تكون له إيرادات ( المصالح الادارية مثلا) وقد تكون له إيرادات لكن يصعب تحديدها بدقة مقبولة..الخ. إن هدف مركز التكلفة ليس تحقيق ربح بل هو القيام بالمهام المحددة له من قبل الإدارة العامة للمؤسسة مثل تحقيق حجم محدد من الخدمات وبتكلفة محددة مسبقا. إن مركز التكلفة قد يأخذ أحد الأشكال التالية :
1– مركز نفقات أو أعباء مقدرة( من قبل إدارة المؤسسة) : من الأمثلة عن هذه المراكز؛ المصالح الإدارية ومصلحة المحاسبة وإدارة الموارد البشرية ..الخ. والملاحظ بالنسبة لهذه المراكز ما يلي :
– ليس لهذه المصالح إيرادات خارجية،فهي تعتمد على الميزانية المحددة لها من قبل إدارة المؤسسة.
– ليس للمصالح أعلاه وحدة لقياس نشاطها،لأن عملها ليس متكررا،إذن لا يمكن تحديد تكلفة معيارية لوحدة نشاطها وتقدير ميزانية نشاط هذه المصالح، بل إن مراقب التسيير أو إدارة المؤسسة إنما تحدد ميزانية هذه المصالح اعتمادا على أسلوب الميزانية الصفرية أو على تجربتها السابقة
– إن مهمة رئيس المركز تتمثل في تقديم أكبر حجم من الخدمات وبالنوعية المطلوبة مع مراعاة ميزانية التكاليف المحددة له من قبل إدارة المؤسسة.
مــــراقبة مركـــز الأعبـاء المقدرة : ويشمل النقاط التالية
– مراقبة الخدمات التي قدمها المركز كما ونوعا.
– حساب الانحراف بين التكلفة الفعلية للمركز وميزانية التكاليف المقدرة له من قبل إدارة المؤسسة
– إن حساب الاستغلال للمركز يأخذ الشكل التالي :
( يعطى الشكل )

2– مركز تكاليف معيارية :من الأمثلة على هذه المراكز ورشات الانتاج وبعض المصالح الإدارية ذات النشاط المتكرر…الخ وبوجه عام كل المراكز التي يمكن تحديد وحدة لقياس نشاطها ومنه إيجاد علاقة بين حجم النشاط وتكاليف المركز. وبالنسبة لهذه المراكز فإن إدارة المؤسسة تحدد حجم النشاط ( أو الانتاج) المطلوب من المركز وكذا التكلفة المعيارية لوحدة النشاط.
مسؤولية رئيس المركز: وهي
– تحقيق برنامج الانتاج المحدد للمركز،كما ونوعا.
– محاولة تحقيق انحراف ملائم في تكاليف المركز.
مراقبة مركز التكلفة المعيارية : وتشمل ما يلي :
– مراقبة الانتاج ( أو الخدمات) المحقق كما ونوعا.
– مراقبة تكاليف المركز على أساس الانتاج الفعلي( أي حساب وتحليل تكاليف الانتاج الخاصة بالمركز).
إن حساب الاستغلال للمركز يكون كالتالي :
حـ الاستغلال
تكاليف فعلية للمركز تكاليف معيارية على
أساس الإنتاج الفعلي
الانحراف.: ملائم غير ملائم
3– مركز رقم أعمال :Centre de chiffre d’affaires
مثال ذلك أقسام البيع،وبالنسبة لهذه المراكز فإن إدارة المؤسسة تحدد ما يلي :
– سعر بيع المنتوجات. – ميزانية تكاليف المركز.
مسؤولية رئيس المركز : وتتمثل في تحقيق حجم مبيعات يساوي أو يفوق المبيعات المقدرة، مع احترام ميزانية التكاليف المحددة له من قبل المؤسسة.
مراقبة مركز رقم الأعمال: وتشمل ما يلي:
– مراقبة المبيعات المحققة. – مراقبة تكاليف المركز على أساس المبيعات الفعلية.
إن حساب الاستغلال سيكون كالتالي: