وظائف الادارة الخمس

وظيفة التخطيط:

التخطيط عملية تحديد في الوقت الحاضر لطرق الاستفادة من الموارد المتاحة لدى المؤسسة بغرض تحقيق نسبة فعالية عالية خلال فترة محددة مستقبلا و يتم ذالك عن طريق مجموعة خطط موضوعة ومدروسة.
أهمية التخطيط
v وضع أهداف محددة تكون محور الاهتمام أثناء فترة الخطة مع تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف .
v التنسيق بين مختلف المستويات الإدارية في التنظيم .

توفير البيانات و المعلومات التي تساعد و تسهل عملية الاتصال بين الإدارات و الأقسام وبين الإفراد و الجماعات
مستويات التخطيط
1. التخطيط الإستراتيجي

يتم التخطيط الإستراتيجي على مستوى الإدارة العليا و هذا على المدى الطويلبهدفتحقيق أهداف إستراتيجية.
2. التخطيط التكتيكي
يختص هذا التخطيط بالإدارة الوسطى يشمل على الإجراءات والعمليات التي يقو بهاالمرؤوسين من مهام و برامج و احتياجات مالية و بشرية التي يجب أن تتماشى مع أهداف التخطيط الإستراتيجي .
3. التخطيط العملي(العمليات)
يركز هذا التخطيط على برامج العمل ويكون في المدى القصير و يتمثل تشغيل
الإنتاج و مواعيد التسليم مثلا .

خطوات التخطيط
× تحديد الأهداف
توضع الخطط بغرض تحقيق الحالات التي تسعى المنظمة إلى بلوغها
× التنبؤ
يقصد به محاولة التعرف على ما سيحدث من تغيرات في البيئة المحيطة
× تحديد البدائل
هي وضع البدائل و الإختيارات المتوقعة و التي من خلالها نستطيع ترجمة
الأهداففي برامج ومشاريع .
× تقسيم البدائل و اختيار أفضلها
وهو اختيار بين مجموع البدائل و البيانات المطروحة و التي تحقق الهدف كاملا
× اختيار البديل الأفضل
هو اختيار البديل الذي يحتوي على أحسن المعايير المعلومات المفصلة عن البرامج والمشاريع.
عوامل نجاح الخطة
* دقة البيانات والإحصائيات:
يعتمد التخطيط على مجموعة من الافتراضات تبنى على أساس مجموعة من البيانات والإحصائيات يشترط فيها الواقعية ودقة التنفيذ وعلى إن تكون صادقة ومعبرة عن الواقع الموجود

* كفاءة الجهاز الإداري:
الذي يشرف على تنفيذ الخطة من الضروري أن يعتني بالعنصر البشري للمنظمة الذي يقع عليه عبئ تنفيذ الخطة, وإعداد هذا العنصر البشري إعدادا علميا وفنيا .
* المشاركة في وضع إعداد الخطة:
لا ينبغي إعداد الخطة ووضعها على عاتق الهيئة المسيرة دون سواها وإنما يجب أن تشارك كل الجهات فيها وفي مناقشتها فذلك يؤدي إلى الإحساس بالمسؤولية عند التنفيذ .
* مركزية التخطيط ولامركزية التنفيذ:
من أهم عوامل نجاح الخطة إن تتم على أساسمركزي بينما يكون تنفيذها لا مركزي.
وظيـــــفة التنظــــــم
هيكل التنظيم ( البناء العام للمؤسسة)
تعريف الهيكل التنظيمي: هو اساس عملية التنظيم في المؤسسة او الوحدة او التنضيمات الرسمية
يتميز بمبدأ التدرج الذي يحدد العلاقات نحو الاتجاهات الأربعة – اليمين -اليسار –الأعلى – الأسفل – و قد يظهر على أساس التسلسل القيادي و قد يكون على أساس الوظائف فانه لا يبتعد عن المظهر الهرمي و فيه تتوسع السلطة و المسؤولية حسب التدرج في المستويات و كل منصب في التنظيم دور يناسبه من حقوق و واجبات و امتيازات و الالتزامات التي تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل رسمي و يرى weis هيكل تنظيم مؤسسة معينة يعني انتظاما ثابتا من العلاقات المتناسبة و يفترض عمل هذا النظام تقسيم النشاطات المحددة على أشخاص معينين و تحمل المسؤولية من كل عضو فيه و التنسيق بين هذه النشاطات
بالتالي فان الهيكل الكلي هو في الحقيقة تركيب أمثل لمجموعة من الهياكل
الهيكل البشري : الذي يحدد دور و مجال و علاقات أعضاء المؤسسة .
الهيكل المادي : يعني موضوعه وحدات المؤسسة و تموقع التجهيزات داخل هذه الوحدات.
الهيكل القانوني: الذي يحدد الشكل القانوني للمؤسسة، شركة أسهم ، شركات قابضة أو فروع .
الهيكل المالي : الذي يحدد مصدر رؤوس الأموال للمؤسسة و توزيعها .
§ الخيارات الأساسية في عملية التنظيم :
في أرض الواقع يقابل مدير الأعمال خمس خيارات أساسية أثناء تصميم هندسة هيكل تنظيمي للمؤسسة و تتمثل فيما يلي :
1 – كيف يتم التخصص في العمل ؟
2 – أين نضع السلطة ؟
3 – إلى أي درجة يمكن وضع هيكل لا مركزي ؟
4 – كيف يتم التنسيق ؟
5 – أي توازن يمكن فأجاده بين التنويع والتكامل ؟
الأقسام الخمسة للمنظمة :
يقترح هنري ميتزبرغ في أحد كتبه – هيكلة و ديناميكية المنظمات – تجميع وظائف المؤسسة إلى خمس أقسام أساسية :
1 – القمة الإستراتيجية:
لها مهام المديرية و قيادة المؤسسة تسهر على تطبيق مهام و أهداف المؤسسة , تطوير الإستراتيجية و تصميم الهيكلة , تحديد طريقة التقييم للموارد البشرية و المالية لمختلف المهام و سير العلاقات مع المحيط , مراقبة المركز ألعملياتي عن طريق الخط السلمي .
2 – الخط السلمي :
يلعب دور الوسيط بين القمة الإستراتيجية و المركز ألعملياتي من العلي إلى الأسفل ينقل الأوامر و التوصيات و يسهر على تطبيقها في أرض الواقع مع استراتيجيات و سياسات المؤسسة .

من الأسفل إلى الأعلى تبعث بالتقارير عن سير العمل , الملاحظات , الاحتجاجات التي تتعدى مستوى تفويضهما .
3- المركز لعملياتي :
يتكون من أفراد المؤسسة الذين لهم علاقة مباشرة مع الإنتاج .
4- الهيكلة التقنية :
يعني مختلف الإطارات التقنيين و العاملين الذين لهم دور التخطيط الرقابة , صياغة المناهج وطرق الصياغة .
5- وظائف الدعم اللوجستيكي :
يوفر المواد و الخدمات و المعلومات اللازمة لأنشطتها .

العلاقات الرسمية و اللا رسمية :
في كل منظمة علاقات و خطوط اتصال تكون نظام معلومات و هناك علاقات ظاهرة رسمية تظهر في الهيكل الرسمي و أخرى غير ظاهرة لارسمية .
أ– العلاقات الرسمية :
هي تلك العلاقات التي تظهر في الهيكل التنظيمي و تتمثل أساسا في العلاقات السلمية بين الرئيس و المرؤوس و تكون من الأعلى إلى الأسفل كتلقي الأوامر, توصيات , استفسارات ومن الأسفل إلى الأعلى على شكل تقارير و طلبات .
ب- العلاقات اللارسمية :
2- أكدت مدرسة العلاقات الإنسانية على العلاقات الخفية المسماة العلاقات اللارسمية و أهميتها في المؤسسة , وهي ضرورية للسير الحسن للمنظمة و لراحة العاملين .